🔵 Tworzenie szkoleń stacjonarnych i terminów

Tworzenie szkolenia rozpoczynamy za pomocą przycisku "Nowe szkolenie" w menu Szkolenia stacjonarne>Zarządzaj/Zarządzaj szkoleniami. Na liście tej widoczne są również istniejące już na platformie szkolenia, które można edytować klikając w ich nazwę.

Przycisk "Nowe szkolenie" otwiera okno, które pozwala nam na zdefiniowanie całej gamy opcji dotyczących szkolenia.

Pierwsza część to „Dane ogólne”, gdzie wymaganym polem jest nazwa szkolenia, reszta informacji jest opcjonalna, natomiast przypisanie szkoleniu odpowiedniej kategorii i stworzenie opisu ułatwi zlokalizowanie szkolenia na platformie oraz uzyskanie większej ilości informacji przez użytkowników. Opis szkolenia jest widoczny dla użytkowników, można do niego wkleić np. zdjęcia czy linki.

Kolejna grupa ustawień to „Ustawienia zgłaszania potrzeb i zapisów”, która dotyczy tego, kto może zarządzać zapisami na szkolenie czy jego termin.

W tym miejscu definiujemy, czy zgłoszenia na szkolenie są zarządzane przez przełożonych, czy krok ten będzie pominięty. W ten sam sposób decydujemy, czy użytkownicy sami mogą zapisać się na termin, czy muszą to za nich zrobić administratorzy (jedno nie wyklucza drugiego). Ustalamy również, czy uczestnicy mogą wycofywać się z terminu i czy muszą podać do tego powód.

Oprócz tego możemy zadecydować, kto ma prawo do zgłaszania potrzeb nowego terminu – użytkownicy, administratorzy, obie opcje, czy nikt. Wybieramy też, czy potrzeby szkoleniowe mają być wymagane do zapisu na szkolenie – kolejno przez administratora i użytkownika.

„Możliwość wielokrotnej realizacji szkolenia” oznacza, że można skorzystać z kilku terminów dla danego szkolenia, użytkownik nie musi być ograniczony do jednego.

„Przeglądanie listy uczestników przez przydzielonego użytkownika” pozwala na sprawdzenie, kto zapisał się na jaki termin.

Jeśli mamy skonfigurowany wirtualny budżet, w "Dostęp za wirtualny budżet" możemy skonfigurować cenę szkolenia.

"Ustawienia ewaluacji" pozwalają na łączenie testów ze szkoleniami.

Pre-test zostanie udostępniony użytkownikom przydzielonym do szkolenia na ustaloną przez nas liczbę dni przed jego rozpoczęciem. Test wybieramy za pomocą plusa, co zaprezentuje nam listę testów dostępnych na platformie.

Możemy zdecydować, czy szkolenie zawiera również post-test, czy ma on by tym samym testem oraz czy wynik z niego ma równać się wynikowi z terminu.

Następna grupa ustawień dotyczy powiadomień.

Można tu zadecydować, czy przełożony użytkownika ma dostać informację o tym, że będzie on uczestniczył w tym szkoleniu, czy użytkownik ma być powiadomiony o zmianach statusu jego zgłoszenia oraz czy użytkownicy, którzy zgłosili potrzebę terminu mają dostać informację o utworzeniu terminu. W zależności od ustawień platformy, takie powiadomienia pojawią się na platformie, mailu lub w obu tych miejscach.

Następnie widoczne są ustawienia certyfikatów – tu decydujemy, czy po ukończeniu szkolenia użytkownik będzie mógł wygenerować dla siebie certyfikat i jeśli tak, to wybieramy jego szablon
 z wcześniej dodanych na platformę.

Poniżej znajdują się ustawienia cykliczności – możemy w nich zadecydować, czy wynik ze szkolenia jest ważny tylko przez jakiś okres, np. 2 lata i od kiedy można realizować takie szkolenie ponownie (przykładowo od roku po jego zaliczeniu). Decydujemy tu też o tym, na ile przed utratą ważności użytkownicy mają być powiadomieni o tym, że należy szkolenie zrealizować ponownie.

W „Pozostałych ustawieniach” możemy zdecydować, czy do szkolenia mają być dołączone materiały edukacyjne, czy osoby, które znalazły się na liście rezerwowej mają mieć stworzoną automatycznie potrzebę nowego terminu oraz czy osobom zapisanym na termin ma być automatycznie wpisania obecność po jego zakończeniu.

Ostatnie ustawienia dotyczą grup.

Za pomocą plusa możemy wybrać grupę ze struktury, do której ma należeć szkolenie. Grupę wybieramy analogicznie do pozycji budżetowej – zaznaczamy checkboxem i klikamy „Dodaj".

Szkolenie tworzymy za pomocą przycisku „Dodaj”, co otworzy nam dostęp do zakładek „Terminy”, „Potrzeby”, „Materiały edukacyjne” oraz „Przydziały”.

Zakładka „Terminy” prezentuje już utworzone terminy dla danego szkolenia i pozwala dodać nowy termin.

Termin dodajemy za pomocą przycisku „Nowy termin”, co przeniesie nas do możliwości ustalenia szczegółowych informacji.

Najpierw musimy ustalić datę terminu bądź terminów, które chcemy dodać (można ich dodać kilka naraz). Wystarczy, że wpiszemy ich daty początkowe i końcowe, możemy również od razu uzupełnić miejsce odbywania się terminu, a za pomocą plusa po prawej stronie, możemy dodać kolejny.

„Właściwości terminu (terminów)” pozwalają na ustalenie podstawowych informacji – ile godzin będzie trwał dany termin, jaka jest maksymalna i minimalna liczba uczestników, jaki jest termin zapisów, czy ma być utworzona lista rezerwowa, kto jest organizatorem i wpisanie ewentualnych dodatkowych informacji dotyczących terminu.

Sekcja „Trenerzy” pozwala uzupełnić dane dotyczące osób szkolących.

Można albo wpisać trenera zewnętrznego, albo wybrać trenera wewnętrznego spośród użytkowników platformy. Z listy można wybrać również dostawcę szkoleń ze zdefiniowanej wcześniej bazy.

Decydujemy tutaj, czy trener z dostępem do platformy może edytować termin i wpisujemy uwagi poszkoleniowe.

Przedostatnia sekcja dotyczy miejsca szkolenia.

Uzupełnienie tych danych pozwoli użytkownikom na wybór terminu z najbardziej dogodną dla nich lokalizacją.

Kolejne ustawienia dotyczą powiadomień. W tym miejscu ustalamy, czy uczestnicy terminu powinni dostać informacje o ewentualnych zmianach, czy otrzymają potwierdzenie o uczestnictwie oraz czy mają być do nich rozesłane przypomnienia o terminie – ustawić można czas, w którym takie powiadomienia zostaną rozesłane.

Termin dodajemy za pomocą przycisku „Dodaj”. Przycisk „Dodaj i wróć” przeniesie nas od razu do listy terminów.

Kiedy dodamy termin, otrzymamy dostęp do kolejnych zakładek.

„Zgłoszenia” prezentują listę użytkowników zgłoszonych na dany termin. Zgłoszenia mogą być zaakceptowane, oczekujące (czekające na akceptację), wycofane i usunięte.

„Dokumenty” pozwalają za pomocą przycisku „Dodaj dokument” wybrać z dysku pliki, które będą widoczne dla trenera danego szkolenia.

„Ankieta zewnętrzna” to miejsce, gdzie można wpisać wyniki z ankiety przeprowadzonej na szkoleniu.

"Obecności" prezentują osoby, które były obecne na szkoleniu i zaliczyły je lub nie. Z tego poziomu uprawnieni użytkownicy mogą edytować obecności użytkowników – dodawać nowe i zmieniać te już istniejące.

„Zadania” to miejsce, w którym widoczne są zadania powiązane z danym terminem. Można tam również utworzyć nowe zadanie, korzystając z przycisku „Dodaj zadanie”.

Oprócz zakładki „Terminy”, szkolenie ma również zakładkę „Potrzeby”. Widoczne są tam już stworzone potrzeby nowego terminu oraz można stworzyć z tego miejsca nową potrzebę.

„Materiały” to lista, która prezentuje dodane materiały szkoleniowe, z których mogą skorzystać użytkownicy.

Przycisk „Dodaj materiał” pozwoli nam na wybór kolejnego pliku (wygląda to tak samo jak przy dodawaniu dokumentów dla trenerów – wybieramy plik z dysku).

"Kompetencje" pozwalają na przypisanie do szkolenia kompetencji z tych utworzonych już na platformie - kiedy użytkownik zaliczy szkolenie, te kompetencje zostaną dla niego podczytane.

„Przydziały” to bardzo istotna zakładka – aby użytkownicy mogli zapisać się na termin, muszą być przydzieleni do szkolenia. Można to zrobić bezpośrednio właśnie dzięki tej zakładce.

Klikając „Dodaj przydział”, zostaniemy przeniesieni do listy pracowników, którą można dowolnie wyfiltrować za pomocą widoków. Z tej listy za pomocą checkboxów wybieramy użytkowników, klikamy „Dalej” i ustawiamy opcje przydziału.

Najpierw możemy zadecydować, czy przydział ma mieć ograniczenia czasowe. Możemy wybrać konkretne daty, od kiedy do kiedy przydział będzie istniał, albo ramy czasowe od przydzielenia.

Kolejna sekcja dotyczy powiadomień – ustalamy, czy trener albo przełożony mają być informowani o zaliczeniu bądź niezaliczeniu szkolenia przez użytkowników. Decydujemy też, czy sami użytkownicy mają być powiadomieni o przydziale i o kończącym się czasie na ukończenie.

„Powiadomienia z bazy powiadomień” pozwalają wybrać wcześniej skonfigurowane na platformie gotowe powiadomienie, które zostanie rozesłane do uczestników jakiś czas po ukończeniu szkolenia.

Przycisk „Zakończ” dodaje przydział. Przydziały bezpośrednie są używane, by konkretne szkolenie stało się obowiązkowe dla konkretnego użytkownika.

Aby szkolenie było widoczne dla użytkowników, należy pamiętać o tym, aby opublikować je za pomocą przycisku „Publikuj” w zakładce „Właściwości”.