Udostępnianie stron w Bazie wiedzy 2.0

Jak udostępnić stronę użytkownikom?

Aby udostępnić stronę w Bazie wiedzy innym użytkownikom, trzeba:

• kliknąć w przycisk Ustawienia (to ta ikonka z kołem zębatym znajdująca się z prawej strony):

• Następnie kliknąć Opublikuj…
• I dodać grupy użytkowników, które mają mieć dostęp do strony.

Po kliknięciu w przycisk Udostępnij, użytkownicy z grup, które wybraliśmy, zobaczą stronę w Bazie wiedzy.

Co znaczy, że niektórzy użytkownicy mogą edytować strony, a niektórzy tylko je widzą?

Informacje o tym, które grupy mają dostęp do strony, znajdziemy w sekcji Kto ma dostęp?.

Przy nazwie grupy widzimy zawsze jedną z dwóch ikonek - oka lub ołówka. Ta pierwsza informuje nas o tym, że użytkownicy z tej grupy (w naszym przypadku Wszyscy przełożeni) mogą wyświetlać treść strony. Ikonka ołówka mówi nam, że użytkownicy z tej grupy mogą ją edytować (czyli zmieniać treści na stronie i udostępniać ją innym). W każdej chwili możemy zmienić ustawienia dostępu lub całkowicie usunąć grupie dostęp do strony (Usuń). 

Kto widzi stronę, jeśli nie jest opublikowana? 

Gdy strona nie jest opublikowana, widzą ją tylko użytkownicy z włączonym ustawieniem “może edytować”. Dzięki temu kilka osób w zespole może wspólnie pracować nad treściami - bez obaw, że ktoś zobaczy stronę przed czasem. 

Dlaczego na niektórych stronach można dodawać tylko użytkowników z ustawieniem “może wyświetlać”?

Tylko do  stron znajdujących się najwyżej w hierarchii możemy dodawać grupy z ustawieniem możliwości edycji.

Ponadto, strony najwyżej w hierarchii “decydują” o ustawieniach na stronach poniżej. Np. tutaj:

I tak, użytkownicy, którzy mogą edytować Product Marketing, będą mieli edytować też strony znajdujące się niżej, czyli Why product marketing matters i Additional content. “Przechodzących z góry” ustawień edycji na tych stronach nie możemy cofnąć ani usunąć. 

Na stronach poniżej możemy za to dodawać nowe grupy użytkowników, ale tylko z ustawieniem mogą wyświetlać. 

Jeśli zależy nam na tym, by użytkownicy jakiejś grupy mogli edytować podstrony, musimy dodać ich do strony nadrzędnej. 

Co, jeśli przenoszę stronę w nowe miejsce?

Jeśli strona była najwyższą stroną w hierarchii, ale przenosimy ją pod inną najwyższą stronę, czyli np. stronę Categories and Products chcemy przenieść pod Articles, to wtedy do Categories and Products nadal będą miały dostęp te same grupy użytkowników, co wcześniej. Ale wtedy dostęp do strony otrzymają też użytkownicy, którzy mają dostęp do strony Articles.  

Podobnie działa przenoszenie stron wyżej. Jeśli zechcemy przenieść Learning Category na najwyższy poziom, to strona nadal będzie udostępiona wszystkim grupom jak w poprzednim miejscu:

Oczywiście, będziemy mogli dodać do niej nowe grupy użytkowników z prawami edycji - tak jak dzieje się to na każdej stronie stojącej najwyżej w hierarchii.