Zarządzanie pracownikami

Spis treści:

1. Tworzenie kont pracowników
2. Co można zobaczyć w profilu użytkownika?
3. Podgląd całej organizacji
4. Grupy i foldery
5. Dynamiczne grupy

Tworzenie kont pracowników

Masz do wyboru trzy sposoby na dodawanie profili użytkowników do systemu.

Pierwszy to ręczne dodanie pojedynczego konta - sprawdza się, jeśli szybko potrzebujesz dodać jedno lub kilka kont.

Żeby dodać konto, przejdź do Pracownicy > Lista pracowników, kliknij Dodaj w prawym górnym rogu i wybierz opcję Dodaj pracownika.

Uzupełnij dostępne w profilu pola. Obowiązkowy jest login, każdy użytkownik musi posiadać unikatowy login, nie mogą się one powtarzać. Im więcej informacji o pracowniku uzupełnisz, tym łatwiej będzie Ci np. przygotowywać raporty.

Ważne, żeby zdefiniować przełożonego danej osoby i dodać ją do odpowiednich grup.

Na dole strony kliknij Dodaj i profil istnieje już w systemie, użytkownik może się logować.

Drugim sposobem na stworzenie kont dla pracowników jest ich import. Na liście pracowników wybierz Importuj pracowników spod Dodaj. Ta opcja jest przydatna, kiedy potrzebujesz szybko dodać lub edytować wiele kont.

Możesz z tego miejsca pobrać szablon importu, który pomoże Ci zaimportować konta. Oprócz szablonu widać tutaj legendę z opisem pól, które znajdują się w profilach. To te same pola, które są uzupełniane ręcznie - w pliku możesz wypełnić je jednocześnie dla wielu profili.

Wypełnij szablon według legendy i zapisz, a później wróć na platformę i wybierz stworzony przez Ciebie plik importu. Platforma potwierdzi, czy wszystko w pliku jest wypełnione prawidłowo i konta zostaną utworzone.

Trzecia możliwość to synchronizacja HCM Decka z innym systemem. Taka możliwość jest ustalana indywidualnie i dostosowywana do potrzeb Klienta przez jego Account Managera.

Co można zobaczyć w profilu użytkownika?

W profilu pracownika możesz znaleźć wiele cennych informacji. Wystarczy, że przejdziesz do Pracownicy > Lista pracowników i klikniesz w login danej osoby, żeby móc przeglądać jej profil.

Pierwsza zakładka to Właściwości, gdzie widać wszystkie dane pracownika i podstawowe informacje o nim.

W Wynikach możesz sprawdzić, jak użytkownik radzi sobie z elementami, które powinien wykonać.

Zakładka Certyfikaty pokazuje certyfikaty zdobyte i wgrane do profilu przez pracownika. Z tego miejsca administrator czy przełożony również mogą dodać do profilu pracownika jego certyfikaty.

W Potrzebach możesz sprawdzić, jakie potrzeby szkoleniowe pracownik zgłosił do tej pory i zgłosić kolejne w jego imieniu.

Kompetencje pokazują profile kompetencyjne oraz pojedyncze kompetencje, które posiada pracownik. Administrator może z tego miejsca edytować posiadane przez pracownika kompetencje, dodawać nowe oraz zmieniać ich poziomy.

Badania to miejsce, w którym widać, czy pracownik bierze teraz udział w ocenach pracowniczych.

W zakładce Przydziały możesz sprawdzić, do czego pracownik ma dostęp oraz dodać mu przydział do nowych elementów.

Zadania to lista zadań, które ma do wykonania użytkownik. Możesz tu również dodać dla niego nowe zadania do wykonania.

Zakładka Aktywności to lista, na której widać wszystko, co użytkownik wykonywał w systemie - logowania, uruchomienia elementów itd.

Podgląd całej organizacji

Oprócz podglądu danych dotyczących poszczególnych użytkowników, możesz sprawdzić też dane zbiorcze, dotyczące konkretnych zespołów czy całej organizacji.

W Analityce możesz znaleźć trzy pozycje - Wyniki, Aktywności i Certyfikaty - możesz tam sprawdzić dane dla wszystkich pracowników.

W Wynikach możesz zobaczyć wyniki wszystkich użytkowników ze wszystkich elementów edukacyjnych, w Certyfikatach certyfikaty wszystkich użytkowników, a w Aktywnościach wszystkie aktywności wszystkich użytkowników.

Wszystkie te listy możesz oczywiście zawężać za pomocą widoków, żeby wyciągnąć z nich potrzebne Ci w danym momencie informacje.

Grupy i foldery

Na platformie mamy dwa rodzaje zbiorów - grupy użytkowników oraz foldery obiektów, w których przechowujemy zawartość platformy.

Oba rodzaje grup tworzy się w Pracownicy > Grupy i foldery.

Po lewej stronie widać drzewko z już istniejącymi grupami. Jeśli chcesz dodać grupę na “głównym” poziomie, kliknij w duży plus i wybierz, czy chcesz utworzyć grupę użytkowników, czy folder obiektów.

Grupę czy folder musisz nazwać, możesz je również opisać.

W ten sam sposób możesz dodać podgrupy i podfoldery, tylko zamiast dużego plusa, kliknij mały plus obok nazwy grupy czy folderu, do których chcesz dodać podgrupę i podfolder i przejdź te same kroki.

Dynamiczne grupy

Użytkownicy mogą automatycznie trafiać do odpowiednich grup na podstawie informacji w ich profilach.

Żeby stworzyć filtr, który to umożliwi, musisz przejść do Pracownicy > Grupy i foldery.

Po lewej stronie widać listę grup, do których mogą należeć użytkownicy. Jeśli chcesz, żeby do którejś z nich pracownicy trafiali automatycznie, kliknij na nią, a później przejdź do zakładki Dynamiczny przydział po prawej stronie.

Kliknij w Dodaj regułę na środku.

Najpierw wybierz atrybut, czyli pole w profilu, którego wartość będzie determinować, czy ktoś trafi do tej grupy, np. “Stanowisko”, jeśli chcesz, żeby wszystkie osoby na danym stanowisku znalazły się w tej grupie.

Później wybierz operator, najczęściej jest to “równe”, ale do wyboru masz jeszcze kilka.

Ostatnie pole to wartość, tutaj wpisz, co ma znaleźć się w wybranym przez Ciebie polu, żeby ktoś trafił do tej grupy.

Możesz dodawać więcej warunków do jednej reguły albo dodać kolejną regułę.

Platforma co pół godziny sprawdza, czy nie pojawił się żaden nowy użytkownik pasujący do ustawionych przez Ciebie filtrów - jeśli tak, jest automatycznie dodawany do wyznaczonej przez Ciebie grupy.