Budżety

Spis treści:

1. Składowe budżetów
2. Tworzenie budżetów
3. Zarządzanie kosztami

Składowe budżetów

Żeby stworzyć budżet, który będzie mógł być wykorzystywany do rozliczania kosztów szkoleń, musisz stworzyć kilka jego części składowych, przede wszystkim grupy i okresy budżetowe.

Żeby stworzyć grupę budżetową, czyli wybrać użytkowników, którzy będą mogli z danego budżetu korzystać, przejdź do Szkolenia > Budżety i koszty > Konfiguracja budżetów > Grupy budżetowe i kliknij Dodaj grupę budżetową.

Grupę budżetową nazwij, możesz również dodać jej opis.

W ostatnim kroku zdecyduj, kto będzie do tej grupy należał - może to być grupa użytkowników już utworzona na platformie, albo możesz wybrać ręcznie pojedyncze osoby.

Jeśli chcesz, żeby była to grupa już utworzona, przełącz przełącznik Synchronizuj użytkowników z grupy użytkowników na Tak. Pojawi się wtedy plus, za pomocą którego dodaj grupę użytkowników do grupy budżetowej.

Jeśli natomiast chcesz wybrać pojedynczych użytkowników, którzy nie są zebrani na platformie w żadną grupę, to najpierw dodaj grupę budżetową, a wtedy na górze pojawi się zakładka Użytkownicy.

W tej zakładce kliknij Dodaj użytkowników i wybierz z listy osoby, które mają należeć do danej grupy budżetowej.

Gdy grupa budżetowa jest już gotowa, możesz dodać okres budżetowy, czyli przedział dat, w których użytkownicy będą mogli korzystać z danego budżetu. Przejdź do Szkolenia > Budżety i koszty > Konfiguracja budżetów > Okresy budżetowe i kliknij Dodaj okres budżetowy.

Okres budżetowy nazwij oraz zdefiniuj, od kiedy do kiedy będzie obowiązywał.

Następnie kliknij Dodaj na dole strony i możesz już go wykorzystywać przy tworzeniu budżetów.

Ostatnia rzecz do skonfigurowania to koszty, które można z budżetów rozliczać. Przejdź do Szkolenia > Budżety i koszty > Konfiguracja budżetów > Typy kosztów i kliknij Dodaj nowy koszt.

Koszt nazwij oraz zdefiniuj, czy jest to koszt powiązany z całym szkoleniem, czyli stały, czy koszt uczestnictwa, więc mnożony przez liczbę osób biorących udział w szkoleniu.

Dodaj taki koszt i możesz zaczynać konfigurację budżetów.

Tworzenie budżetów

Żeby utworzyć budżet, z którego będą mogły odliczać się koszty szkoleń, musisz przejść do Szkolenia < Budżety i koszty > Budżety > Wszystkie budżety i kliknąć Dodaj budżet.

W pierwszym kroku wybierz grupę budżetową, czyli pracowników, którzy będą mogli korzystać z danego budżetu.

Drugi krok to wybór okresu budżetowego, czyli przedziału czasowego, w którym budżet będzie obowiązywał, oraz wysokości budżetu.

Kliknij Dodaj i budżet trafi na listę wszystkich budżetów.

Jeśli chcesz go edytować, kliknij w jego kwotę, możesz w ten sposób ustawić właściciela budżetu, czyli osobę, która oprócz administratorów platformy będzie miała do niego dostęp.

Wybierz ją za pomocą plusa i zatwierdź swój wybór.

Zarządzanie kosztami

Budżety są rozliczane na podstawie trzech rodzajów kosztów: zaplanowanych, nierozliczonych i rozliczonych.

Kiedy ktoś zapisuje się na szkolenie, generuje się koszt jednocześnie zaplanowany i nierozliczony. Koszty zaplanowane możesz również dodawać ręcznie, jeśli w koszt szkolenia wchodzi np. transport czy zakwaterowanie.

Kiedy wszystkie formalności związane ze szkoleniem są dopięte i użytkownik faktycznie bierze w nim udział, koszty nierozliczone zaznacz i rozlicz - przeniosą się one na odpowiednią listę i oznacza to, że kwota faktycznie została zapłacona. Koszty rozliczone również możesz dodawać ręcznie.