✔️ Ustawianie i edytowanie dynamicznych grup

Dynamiczne grupy automatycznie dodają i usuwają pracowników z grupy na podstawie zdefiniowanych reguł. Dzięki temu nie musisz ręcznie aktualizować członkostwa, np. przy onboardingu, zmianie lokalizacji, stanowiska albo po określonym czasie od zatrudnienia.

Po zapisaniu reguł platforma cyklicznie sprawdza, którzy pracownicy spełniają warunki. Osoby spełniające reguły zostaną dodane do grupy, a osoby, które przestaną je spełniać, zostaną z niej usunięte.

⚠️ Ważne: dynamiczna grupa nie działa jak jednorazowa automatyzacja.
Jeśli pracownik przestanie spełniać warunek, zostanie usunięty z grupy.
Jeśli dostęp do szkolenia, ankiety lub ścieżki zależy od członkostwa w tej grupie, użytkownik może stracić dostęp po usunięciu z grupy.

Kto może konfigurować dynamiczne grupy?

Dynamiczne grupy może konfigurować administrator, który ma role:

• Administracja - edycja struktury grup obiektów dla całej organizacji,
• oraz Użytkownicy - przeglądanie albo Użytkownicy - edytuj dla całej organizacji.

Jak działają reguły i warunki?

Dynamiczna grupa składa się z reguł, a reguły składają się z warunków.

Pracownik zostanie dodany do grupy, jeśli spełni wszystkie warunki w co najmniej jednej regule.

Oznacza to, że:

• warunki w jednej regule są łączone operatorem AND,
• różne reguły są łączone operatorem OR.

Przykład

Do grupy trafią pracownicy, którzy są HR Adminami z Tarnowa albo HR Adminami z Krakowa.

Jak skonfigurować dynamiczną grupę?

1. Przejdź do Zarządzaj zespołem > Pracownicy > Dynamiczne grupy.
2. Wybierz grupę, dla której chcesz skonfigurować reguły.
3. Kliknij Dodaj regułę.
4. Dodaj warunek, wybierając:
   • Atrybut, np. Stanowisko,
   • Operator, np. Równe,
   • Wartość, np. HR Admin.
5. Aby zawęzić grupę, dodaj kolejne warunki w tej samej regule.
6. Kliknij Zapisz i zatwierdź zmianę.

ℹ️ Po zapisaniu reguły pracownicy nie zostaną dodani ani usunięci natychmiast.
Platforma synchronizuje dynamiczne grupy cyklicznie, zwykle co 30 minut, zgodnie z konfiguracją platformy. Datę i godzinę ostatniej synchronizacji zobaczysz w prawym górnym rogu.

Jak sprawdzić, kto będzie w grupie?

Przed zapisaniem reguł możesz kliknąć Kto będzie w grupie?.

W nowym oknie zobaczysz pracowników, którzy będą należeć do dynamicznej grupy po zapisaniu reguł i wykonaniu synchronizacji. Możesz też użyć wyszukiwarki, aby sprawdzić konkretnego pracownika.

Jakie atrybuty są dostępne?

Obecnie w dynamicznych grupach możesz użyć następujących atrybutów:

• Stanowisko,
• Data dodania użytkownika do platformy,
• Data zatrudnienia,
• Miejscowość,
• wszystkie pola dodatkowe.

✅ W procesach HR najczęściej lepiej używać Daty zatrudnienia, ponieważ odnosi się do faktycznego startu pracy.
Data dodania użytkownika do platformy oznacza datę utworzenia konta w systemie. Może być wcześniejsza albo późniejsza niż data zatrudnienia.

Jak tworzyć warunki z datami?

Warunki z datami przydają się wtedy, gdy grupa ma zmieniać się automatycznie wraz z upływem czasu, np. po zakończeniu onboardingu, w trakcie okresu próbnego albo przed końcem umowy.

Przykład 1: do dynamicznej grupy jest podpięta ankieta po onboardingu. Chcesz, żeby pracownik trafił do tej grupy dopiero wtedy, gdy jest w firmie dłużej niż 30 dni.

Jak to działa?

Jeśli data zatrudnienia pracownika jest wcześniejsza niż okres „Poprzednie 30 dni”, oznacza to, że pracownik jest w firmie więcej niż 30 dni. Przy kolejnej synchronizacji trafi do dynamicznej grupy, a ponieważ do tej grupy jest podpięta ankieta, otrzyma do niej dostęp.

Przykład 2: kurs dostępny tylko przez pierwszy miesiąc pracy

Do dynamicznej grupy jest podpięty kurs, który ma być dostępny tylko przez pierwszy miesiąc pracy. Chcesz, żeby nowy pracownik automatycznie dostał dostęp do kursu po zatrudnieniu, ale po 30 dniach stracił do niego dostęp.

W takiej sytuacji ustawiasz warunek:

Jak to działa?

Jeśli data zatrudnienia pracownika mieści się w ostatnich 30 dniach, pracownik trafi do dynamicznej grupy i otrzyma dostęp do kursu.

Gdy minie 30 dni od daty zatrudnienia, pracownik przestanie spełniać warunek. Przy kolejnej synchronizacji zostanie usunięty z grupy, a kurs przestanie być dla niego dostępny.

Jak edytować regułę dynamicznej grupy?

1. Przejdź do Zarządzaj zespołem > Pracownicy > Dynamiczne grupy.
2. Wybierz grupę, dla której chcesz edytować reguły.
3. Aby dodać warunek, kliknij Dodaj warunek i uzupełnij pola.
4. Aby usunąć warunek, kliknij X po prawej stronie warunku.
5. Kliknij Zapisz.

⚠️ Pamiętaj, że zmiana warunków może spowodować usunięcie z grupy pracowników, którzy nie spełniają już nowych reguł.

Jak usunąć reguły dynamicznej grupy?

Usunięcie wszystkich reguł

1. Przejdź do Zarządzaj zespołem > Pracownicy > Dynamiczne grupy.
2. Wybierz grupę, dla której chcesz usunąć reguły.
3. Kliknij Usuń reguły.
4. Potwierdź usunięcie.

Reguły nie zostaną usunięte natychmiast, tylko podczas następnej synchronizacji. Do tego czasu w prawym górnym rogu zobaczysz opcję Anuluj usuwanie. Możesz jej użyć, aby wycofać zmianę.

Usunięcie jednej reguły

1. Przejdź do Zarządzaj zespołem > Pracownicy > Dynamiczne grupy.
2. Wybierz grupę, dla której chcesz usunąć regułę.
3. Usuń wszystkie warunki w tej regule, klikając X po prawej stronie każdego warunku.
4. Kliknij Zapisz.

⚠️ Usunięcie reguł oznacza, że pracownicy dodani do grupy przez dynamiczne reguły mogą zostać usunięci z grupy przy kolejnej synchronizacji.

Co z pracownikami dodanymi ręcznie lub przez import?

Pracownicy dodani do grupy ręcznie albo przez import nie podlegają regułom dynamicznej grupy.

Reguły wpływają tylko na członkostwo zarządzane dynamicznie.