✔️ Zarządzanie grupami i folderami

Grupy i foldery pomagają w łatwy sposób zarządzać dostępem i uprawnieniami do obiektów na platformie jak szkolenia czy testy. 

W tym artykule:

1. Do czego używać grup i folderów?
2. Uprawnienia
3. Zarządzanie folderami
4. Zarządzanie grupami
5. Dynamiczny przydział do grupy

Do czego używać grup i folderów?

Użyj grup, aby zarządzać dostępem użytkowników do wybranych obiektów. Np. aby grupa zawierająca nowo zatrudnionych pracowników miała dostęp do programu onboardingowego. 

Używaj folderów, aby zarządzać uprawnieniami administratorów i trenerów do przeglądania i zarządzania obiektami, które znajdują się w wybranych folderach. Np. aby osoby znajdujące się w  grupie instruktorów BHP mogła zarządzać tylko szkoleniami, które znajdują się w folderze BHP. 

Uprawnienia

• Podgląd

Aby widzieć daną grupę potrzebne jest uprawnienie do Użytkownicy - przeglądanie lub Użytkownicy - edycja.

• Edycja

Aby edytować daną grupę potrzebne jest uprawnienie Administracja - edycja struktury grup obiektów. 

• Dynamiczny przydział do grupy

Konieczne jest uprawnienie na całej organizacji - Administracja - edycja struktury grup obiektów. 

Zarządzanie folderami

Dodawanie nowych folderów

1. Przejdź do Zarządzanie zespołem>Pracownicy>Grupy i foldery.
2. Kliknij znak plus, znajdziesz go w lewym górnym rogu, przy tytule strony. 
3. Wybierz Dodaj folder obiektów. 
4. Wpisz nazwę folderu i opis. 
5. Naciśnij Stwórz folder, aby potwierdzić. 

Dodawanie podfolderów

1. Przejdź do Zarządzanie zespołem>Pracownicy>Grupy i foldery.
2. Najedź na wybrany folder na liście, po prawej stronie pojawi się plus.
3. Wybierz dodaj Folder obietków. 
4. Wpisz nazwę folderu i opis. 
5. Naciśnij Stwórz folder, aby potwierdzić. 

Usuwanie folderów i podfolderów

1. Przejdź do Zarządzanie zespołem>Pracownicy>Grupy i foldery.
2. Wybierz folder lub podfolder z listy.
3. Kliknij ikonę trzech kropek w prawym górnym rogu i wybierz Usuń folder.
4. Kliknij Usuń, aby potwierdzić. 

Dodawanie obiektów do folderów

Aby dodać obiekt do folderu, przejdź do edycji wybranego obiektu i przejdź do sekcji Należy do folderów. Wybierz folder i zapisz. 

Zmiana nazwy i opisu folderu

1. Przejdź do Zarządzanie zespołem>Pracownicy>Grupy i foldery.
2. Wybierz folder lub podfolder z listy.
3. Kliknij na ikonę trzech kropek w prawym górnym rogu i wybierz Ustawienia grupy. 
4. Zmień nazwę i/lub opis folderu.
5. Kliknij Zapisz zmiany. 

Zarządzanie grupami

Dodawanie nowych grup

1. Przejdź do Zarządzanie zespołem>Pracownicy>Grupy i foldery.
2. Kliknij znak plus, znajdziesz go w lewym górnym rogu, przy tytule strony. 
3. Wybierz dodaj Grupę użytkowników. 
4. Wpisz nazwę grupy i opis. Jeśli używasz modułu struktura organizacyjna, zobaczysz również opcję Pokazuj tę grupę i jej podgrupy w strukturze organizacyjnej, której możesz użyć do wyświetlania grup w strukturze. 
5. Naciśnij Stwórz grupę, aby potwierdzić. 

Dodawanie podgrup

1. Przejdź do Zarządzanie zespołem>Pracownicy>Grupy i foldery.
2. Najedź na wybraną grupę na liście, po prawej stronie pojawi się plus.
3. Wybierz dodaj Grupę użytkowników. 
4. Wpisz nazwę grupy i opis. Jeśli używasz modułu struktura organizacyjna, zobaczysz również opcję Pokazuj tę grupę i jej podgrupy w strukturze organizacyjnej, której możesz użyć do wyświetlania grup w strukturze. 
5. Naciśnij Stwórz grupę aby potwierdzić. 

Usuwanie grup i podgrup

1. Przejdź do Zarządzanie zespołem>Pracownicy>Grupy i foldery.
2. Wybierz grupę lub podgrupę z listy.
3. Kliknij ikonę trzech kropek w prawym górnym rogu i wybierz Usuń grupę.
4. Kliknij Usuń, aby potwierdzić. 

Pamiętaj, że:

• Usuwając grupę, usuwasz również wszystkie podgrupy. 
• Usuwając grupę, użytkownicy mogą utracić dostęp do obiektów czy też uprawnienia, które były przydzielone do tej grupy. 

Dodawanie użytkowników

1. Przejdź do Zarządzanie zespołem>Pracownicy>Grupy i foldery.
2. Wybierz grupę lub podgrupę z listy.
3. Kliknij Dodaj użytkowników. 
4. W nowym oknie możesz wybrać użytkowników. Aby zatwierdzić klliknij Dodaj. 

Usuwanie użytkowników

Usuwanie pojedynczego użytkownika

1. Przejdź do Zarządzanie zespołem>Pracownicy>Grupy i foldery.
2. Wybierz grupę lub podgrupę z listy.
3. Kliknij na trzy kropki znajdujące się w wierszu wybranego użytkownika.
4. Kliknij Usuń użytkownika i potwierdź. 

Usuwanie wielu użytkowników

1. Przejdź do Zarządzanie zespołem>Pracownicy>Grupy i foldery.
2. Wybierz grupę lub podgrupę z listy.
3. Zaznacz kwadracik przy użytkownikach których chcesz usunąć. 
4. Kliknij Usuń użytkowników i potwierdź.

Zmiana nazwy i opisu grupy

1. Przejdź do Zarządzanie zespołem>Pracownicy>Grupy i foldery.
2. Wybierz grupę lub podgrupę z listy.
3. Kliknij na ikonę trzech kropek w prawym górnym rogu i wybierz Ustawienia grupy. 
4. Zmień nazwę i/lub opis grupy.
5. Kliknij Zapisz zmiany. 

Dynamiczny przydział do grupy

Użytkownicy mogą być przydzielani do grup w sposób dynamiczny, tzn. na podstawie skonfigurowanych przez administratora reguł, które decydują o tym, którzy pracownicy powinni zostać automatycznie dodani (lub usunięci) z grupy. Pomaga to zaoszczędzić czas i wysiłek związany z ręcznym zarządzaniem tym procesem. 

Po skonfigurowaniu reguł system będzie regularnie sprawdzać, kto pasuje do zdefiniowanych reguł i odpowiednio dostosuje członków grupy.

Jak dodać regułę dla dynamicznej grupy

1. Przejdź do Zarządzanie zespołem>Pracownicy>Grupy i foldery.
2. Wybierz grupę, dla której chcesz dodać regułę z listy.
3. Kliknij zakładkę Dynamiczny przydział.
4. Kliknij Dodaj regułę.
5. Teraz stwórz warunki dla tej reguły. Na przykład, jeśli chcesz, aby ta grupa składała się ze wszystkich osób z tytułem stanowiska HR Admin: w polu Atrybut wybierz Stanowisko, w polu Operator wybierz Równe, a w polu Wartość wpisz HR Admin. 
6. Możesz dodać więcej warunków, aby zawęzić liczbę pracowników przynależnych go grupy. 
7. Kliknij Zapisz i potwierdź. 
8. Jeśli chcesz utworzyć więcej reguł, kliknij Dodaj regułę i powtórz powyższe kroki. 

Ważne

Aby pracownik mógł zostać dodany do grupy, musi spełnić wszystkie warunki w co najmniej jednej regule. Oznacza to, że warunki są łączone operatorem logicznym AND, a reguły łączone operatorem logicznym OR.

Po zapisaniu reguły pracownicy nie będą dodawani (ani usuwani) od razu. Platforma synchronizuje się co 30 minut. Podczas synchronizacji platforma sprawdza, czy są pracownicy, którzy spełniają warunki i powinni zostać dodani oraz czy są pracownicy, którzy nie spełniają już warunków i powinni zostać usunięci. Możesz zobaczyć datę i godzinę ostatniej synchronizacji w prawym górnym rogu. 

Jak sprawdzić kto będzie w grupie po zapisaniu reguł?

Kliknij link Kto będzie w grupie? Znajduje się on obok przycisku Zapisz. W nowym oknie zobaczysz wszystkich pracowników, którzy będą się znajdować w dynamicznej grupie po zapisaniu reguł. Użyj wyszukiwarki, aby sprawdzić, czy konkretny pracownik spełnia stworzone przez Ciebie reguły.

Jakie atrybuty są dostępne

Obecnie możesz wybrać spośród następujących atrybutów:

• Stanowisko
• Data dodania użytkownika do platformy
• Data zatrudnienia
• Miejscowość
• Wszystkie pola dodatkowe

Jak edytować regułę grupy dynamicznej

Aby edytować istniejącą regułę, wykonaj następujące czynności: 

1. Przejdź do Zarządzaj zespołem > Pracownicy > Grupy
2. Wybierz grupę, dla której chcesz edytować regułę.
3. Kliknij na zakładkę Dynamiczny przydział.
4. Aby dodać warunek, kliknij Dodaj warunek i wypełnij wymagane pola. 
5. Aby usunąć warunek, kliknij symbol X po prawej stronie warunku. 
6. Kliknąć Zapisz.

Pamiętaj, że dokonanie zmian warunków oznacza, że ​​pracownicy dodani przez grupę dynamiczną, którzy nie spełniają już wszystkich warunków, zostaną usunięci z grupy. 

Jak usunąć reguły grupy dynamicznej

Usuń wszystkie reguły

1. Przejdź do Zarządzaj zespołem > Pracownicy > Grupy.
2. Wybierz grupę, dla której chcesz usunąć reguły.
3. Kliknij na zakładkę Dynamiczny przydział.
4. Kliknij Usuń reguły.
5. Potwierdź usunięcie. 

Reguły nie zostaną usunięte natychmiast, ale podczas następnej synchronizacji. Do tego czasu zobaczysz Anuluj usuwanie w prawym górnym rogu. Możesz kliknąć ten przycisk, aby przywrócić reguły. Wtedy zmiany nie zostaną wprowadzone w grupach.

Usuń jedną regułę

1. Przejdź do Zarządzaj pracownikami > Pracownicy > Grupy.
2. Wybierz grupę, dla której chcesz usunąć reguły.
3. Kliknij na zakładkę Dynamiczny przydział.
4. Usuń wszystkie warunki w regule, klikając symbol X znajdujący się po prawej stronie warunku.
5. Zapisz zmiany. 

Pamiętaj, że usunięcie wszystkich reguł oznacza, że ​​pracownicy, którzy zostali dodani, ponieważ spełnili warunki określone w regule, zostaną usunięci z grupy. 

Co dzieje się z pracownikami, którzy nie zostali dodani za pośrednictwem grup dynamicznych?

Członkowie grupy dodani do grupy ręcznie lub za pomocą importu nie podlegają regułom stworzonym dla dynamicznej grupy.