✔️ Baza wiedzy (dla administratorów)

Baza wiedzy to miejsce, gdzie możesz gromadzić wszystkie informacje potrzebne pracownikom w wykonywaniu codziennych obowiązków. 

Spis treści

1. Do czego można wykorzystywać bazę wiedzy?
2. Uprawnienia
3. Zarządzanie dostępem
4. Zarządzanie stronami i załącznikami
   1. Dodawanie stron
   2. Dodawanie podstron
   3. Edycja stron i podstron
   4. Usuwanie stron i podstron
   5. Publikacja stron
   6. Załączniki
   7. Pozostałe ustawienia stron
5. Analityka, statystyki i ocena strony
   1. Statystyki strony
   2. Oceny strony
   3. Analityka
6. Kafelki bazy wiedzy
   1. Typy kafelków
   2. Widoczność kafelków
7. Wyszukiwarka

 

Do czego można wykorzystywać bazę wiedzy?

Baza wiedzy może być tworzona do różnych celów, natomiast dla ułatwienia poniżej prezentujemy 3 najczęstsze.  W praktyce często zdarza się, że jedna bazy wiedzy spełnia więcej niż jeden cel. 

1. Baza wiedzy zawiera szczegółowy opisu procedur, korzyści pracowniczych, regulaminów i innych treści wewnętrznych. Dzięki temu pracownicy mają łatwy dostęp do informacji dotyczących zasad działania firmy, co pozwala uniknąć niejasności w obsłudze zapytań wewnętrznych jak np. wnioski urlopowe.
2. Baza wiedzy służy jako katalog szkoleń, w którym zawarte są najważniejsze treści edukacyjne. Administratorzy mogą zebrać materiały szkoleniowe, kursy online oraz inne zasoby edukacyjne, aby pracownicy wiedzieli jakie treści warto zrealizować.
3. Baza wiedzy stanowi źródło informacji operacyjnych dla pracowników, którzy codziennie korzystają z określonych procedur lub narzędzi. Na przykład, pracownicy obsługujący klientów mogą mieć dostęp do instrukcji obsługi systemów, procedur reklamacji czy też wskazówek dotyczących rozwiązywania problemów technicznych. Dzięki temu szybciej i sprawniej wykonują swoje obowiązki, co przekłada się na lepszą jakość pracy.

Uprawnienia

W bazie wiedzy istotne są trzy uprawnienia:

• Użytkownicy z rolą systemową zawierającą uprawnienie Administracja - zarządzanie bazą wiedzy. Tacy użytkownicy mają dostęp do zarządzania wszystkim, co znajduje się w bazie wiedzy.
• Użytkownicy, którzy otrzymali uprawnienie do edycji konkretnej strony. Mogą zarządzać wszystkim związanym z konkretną stroną oraz jej podstronami. 
• Użytkownicy, którzy otrzymali uprawnienie do wyświetlania konkretnej strony. Mogą wyświetlić stronę, pobrać załączniki, dodać lub usunąć stronę z ulubionych. 

Zobacz, jakie uprawnienia są potrzebne do wykonania konkretnych akcji

• Przeglądanie strony

Domyślnie wszystkie opublikowane strony bazy wiedzy są widoczne dla wszystkich użytkowników. Widoczność każdej strony można ograniczyć do wybranych grup w ustawieniach strony.

• Dodawanie strony 

Tylko użytkownicy z rolą systemową zawierającą uprawnienie Administracja - zarządzanie bazą wiedzy.

• Edycja strony

Użytkownicy z rolą systemową zawierającą uprawnienie Administracja - zarządzanie bazą wiedzy oraz użytkownicy, którzy otrzymali dostęp edycyjny do konkretnej strony. 

Uprawnienia do edycji strony są dziedziczone, tzn. jeśli jakaś grupa ma dostęp do edycji strony, ma ona również dostęp do edycji wszystkich jej podstron. 

• Dodawanie podstrony

Użytkownicy z rolą systemową zawierającą uprawnienie Administracja - zarządzanie bazą wiedzy oraz użytkownicy, którzy otrzymali dostęp edycyjny do konkretnej strony. 

• Dodawanie i edycja załączników dla strony

Użytkownicy z rolą systemową zawierającą uprawnienie Administracja - zarządzanie bazą wiedzy oraz użytkownicy, którzy otrzymali dostęp edycyjny do konkretnej strony. 

• Udostępnienie strony 

Użytkownicy z rolą systemową zawierającą uprawnienie Administracja - zarządzanie bazą wiedzy oraz użytkownicy, którzy mają dostęp edycyjny do strony.

Pamiętaj, że żeby użytkownik mógł udostępnić stronę wybranej grupie (lub zmienić typ udostępnienia), musi mieć do niej dostęp przy pomocy roli obiektowej z uprawnieniem Użytkownicy - podgląd (lub wyższym). 

• Przenoszenie strony do kosza

Użytkownicy z rolą systemową zawierającą uprawnienie Administracja - zarządzanie bazą wiedzy oraz użytkownicy, którzy otrzymali dostęp edycyjny do konkretnej strony. 

• Zarządzanie koszem bazy wiedzy

Tylko użytkownicy z rolą systemową zawierającą uprawnienie Administracja - zarządzanie bazą wiedzy. 

• Podglądanie statystyk strony

Użytkownicy z rolą systemową zawierającą uprawnienie Administracja - zarządzanie bazą wiedzy oraz użytkownicy, którzy otrzymali dostęp edycyjny do konkretnej strony. 

• Podgląd dashboardu bazy wiedzy

Użytkownicy z rolą systemową zawierającą uprawnienie Administracja - zarządzanie bazą wiedzy. 

• Zarządzanie widocznością kafelków

Tylko użytkownicy z rolą systemową zawierającą uprawnienie Administracja - zarządzanie bazą wiedzy.

Zarządzanie dostępem

Aby zmienić dostęp użytkowników do podglądu/edycji strony, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do interesującej cię strony bazy wiedzy.
2. Kliknij ikonę udostępniania w prawnym górnym roku. Jeśli jej nie widzisz, to znaczy, że nie masz uprawnień do edycji strony. 
3. Jeśli chcesz udostępnić stronę nowym grupom kliknij “Dodaj grupy użytkowników” i wybierz grupy.
4. Jeśli chcesz zmienić typ dostępu lub usunąć dostęp dla już dodanych grup, kliknij strzałkę po prawej stronie wybranej grupy i wybierz odpowiednią opcję. Pamiętaj, że jeśli edytujesz podstronę, nie możesz zmienić typu dostępu dla grup, które mają dostęp edycyjny do strony nadrzędnej. 

Zarządzanie stronami i załącznikami

Dodawanie stron

1. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
2. Kliknij ikonę plusa znajdująca się po prawnej strony tytułu strony “Baza wiedzy”.
3. Wprowadź tytuł i treść strony.
4. Kliknij “Zapisz zmiany”.
5. Pamiętaj o opublikowaniu stron jeśli chcesz, żeby osoby, które mają uprawnienia do wyświetlania, mogły ją zobaczyć. Domyślnie wszyscy użytkownicy mają uprawnienie do wyświetlania strony. 

Dodawanie podstron

1. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
2. Kliknij ikonę plusa znajdująca się po prawnej strony tytułu strony, do której chcesz dodać podstronę.
3. Wprowadź tytuł i treść strony.
4. Kliknij “Zapisz zmiany”.
5. Pamiętaj o opublikowaniu podstrony (i wszystkich nadrzędnych jej stron) jeśli chcesz, żeby osoby, które mają uprawnienia do wyświetlania, mogły ją zobaczyć. Domyślnie wszyscy użytkownicy mają uprawnienie do wyświetlania strony.  

Edycja stron i podstron

1. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
2. Otwórz stronę, którą chcesz edytować. 
3. Kliknij ikonę ołówka w prawym górnym roku.
4. Wprowadź zmiany.
5. Kliknij “Zapisz zmiany”.
6. Aby wyjść z trybu edycji, kliknij ikonę ołówka jeszcze raz. 

W ramach edycji treści strony możesz:

• Dodawać nagłówki i akapity
• Używać kursywy i pogrubienia
• Zmieniać wyrównywanie tekstu
• Dodać listę punktowaną
• Dodawać obrazki i wideo (z dysku, z linku oraz przez osadzenie kodu) oraz wideo (z dysku oraz z linku
• Zmieniać kolor czcionki oraz dodawać podkreślenie w różnych kolorach 
• Dodawać wcięcia
• Dodawać linki 

Usuwanie stron i podstron

Strony i podstrony w pierwszej kolejności trafiają do kosza, a potem są albo usuwane ręcznie/przywracane przez administratora z odpowiednim uprawnieniem lub automatycznie usuwane po 90 dniach. Gdy strona trafia do kosza użytkownicy z prawem do jej wyświetlania / edycji nie mogą jej już zobaczyć.  

Aby przenieść stronę do kosza, wykonaj następujące kroki. 

1. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
2. Otwórz stronę, którą chcesz przenieść do kosza.
3. Kliknij ikonę trzech kropek, wybierz opcję “Przenieś do kosza” i potwierdź. 

Dowiedz się więcej o zarządzaniu koszem

Publikacja stron

Strony mogą być publikowane od razu, lub publikacja może być zaplanowana. Tak samo jest z wycofywaniem z publikacji. 

Pamiętaj, że jeśli użytkownicy bez uprawnień do edycji mają mieć dostęp do podstron, wszystkie strony nadrzędne muszą być opublikowane. 

Jak opublikować natychmiast 

1. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
2. Otwórz stronę, którą chcesz opublikować.
3. Kliknij ikonę trzech kropek i wybierz opcję “Opublikuj”.

Jak zaplanować publikację 

1. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
2. Otwórz stronę, którą chcesz opublikować.
3. Kliknij ikonę trzech kropek i wybierz opcję “Ustawienia”.
4. Włącz przełącznik “Zaplanuj publikację” i ustaw datę oraz godzinę. Zmiany zapiszą się automatycznie, a status strony zmieni się na “Oczekuje na publikację”. 

Jak wycofać z publikacji natychmiast

1. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
2. Otwórz stronę, którą chcesz opublikować.
3. Kliknij ikonę trzech kropek i wybierz opcję “Wycofaj z publikacji”.

Jak zaplanować wycofanie z publikacji

1. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
2. Otwórz stronę, którą chcesz opublikować.
3. Kliknij ikonę trzech kropek i wybierz opcję “Ustawienia”.
4. Włącz przełącznik “Zaplanuj wycofanie z publikacji” i ustaw datę oraz godzinę. Zmiany zapiszą się automatycznie. Gdy minie zaplanowana data i godzina to strona zostanie wycofania z publikacji i zmieni status na “Nieopublikowana”.

Statusy publikacji

• Nieopublikowana - stronę widzą administratorzy oraz użytkownicy z prawem do edycji. 
• Oczekuje na publikację - publikacja została zaplanowana na konkretną datę i godzinę, w dalszym ciągu stronę widzą administratorzy oraz użytkownicy z prawem do edycji. 
• Opublikowana - stronę widzą administratorzy oraz użytkownicy z prawem do edycji / wyświetlania. 
• Publikacja wstrzymana - publikacja została wstrzymana, ponieważ strona nadrzędna nie została opublikowana. Aby publikacja doszła do skutku należy opublikować stronę nadrzędną. 

Załączniki

Do każdej strony możesz dodać jeden lub więcej załączników, czyli plik, który będzie wyświetlany na dole strony i możliwy do pobrania przez użytkowników. 

Aby dodać załącznik, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
2. Otwórz stronę, do której chcesz dodać załącznik.
3. Zjedź na dół strony i kliknij ikonę plusa obok nagłówka “Załączniki”. 
4. Wybierz plik i kliknij dodaj. 

Aby podmienić załącznik, wykonaj następujące kroki: 

1. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
2. Otwórz stronę, w której chcesz podmienić załącznik.
3. Zjedź na dół strony i kliknij ikonę trzech kropek, znajdującej się obok tytułu załącznika.
4. Kliknij “Zamień”, a następnie wybierz plik i zatwierdź. 

Warto stosować podmianę gdy dodajesz nową wersję tego samego dokumentu. Wtedy link dla tego załącznika zostanie taki sam i nie trzeba go będzie podmieniać jeśli został udostępniony w innych miejscach. 

Aby usunąć załącznik, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
2. Otwórz stronę, w której chcesz podmienić załącznik.
3. Zjedź na dół strony i kliknij ikonę trzech kropek, znajdującej się obok tytułu załącznika.
4. Kliknij “Usuń” i zatwierdź. 

Aby zmienić kolejność, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
2. Otwórz stronę, w której chcesz podmienić załącznik.
3. Przeciągnij i upuść załącznik w wybranym miejscu. 

Pozostałe ustawienia stron

• Zajawka 

To krótki opis tego co użytkownik znajdzie na danej stronie.  Zajawka strony jest opcjonalna. Jest widoczna na kafelkach w wynikach wyszukiwania, w newsletterach i przy ulubionych stronach.

• Przewidywany czas realizacji

Domyślnie wyświetlamy czas realizacji wyestymowany na podstawie liczby słów na stronie. Nie obejmuje on obrazków, wideo, załączników i komunikatów. Możesz jednak dostosować ten czas ręcznie używająć opcji "Własny czas".

• Ukryj załączniki

Załączniki nie będą wyświetlane dla użytkowników, które mają tylko prawo do wyświetlenia strony. 

• Ukryj datę

Data aktualizacji i publikacji nie będzie wyświetlana dla użytkowników, które mają tylko prawo do wyświetlenia strony. 

• Ukryj ocenę strony

Użytkownicy nie będą mogli zostawiać oceny pod stroną. 

• Ustaw datę wyłączenia etykiety "Ważne"

Można włączyć tylko jeśli strona ma włączoną etykietę “Ważne”.  Gdy zaplanowana data minie, etykieta zostanie wyłączona. 

Aby włączyć etykietę, przejdź do edycji strony i kliknij czips “Ważne” nad tytułem. 

Analityka, statystyki i ocena strony

Statystyki strony

Administratorzy oraz użytkownicy z uprawnieniem do edycji strony mogą w każdej chwili podglądać statystyki strony (oraz podstrony i komunikatu) i na tej podstawie aktualizować treści tak, aby były bardziej pomocne dla odbiorców. Gdy strony są poprawiane na bieżąco, użytkownicy zawsze mają dostęp do wiarygodnych, wysokiej jakości treści. W rezultacie chętniej z nich korzystają, co w zależności od tego, do czego używasz bazy wiedzy, może np. poprawić jakość informacji udzielanych klientom czy zmniejszyć zapytania do pracowników działu HR/L&D. 

Jakie dane możesz zobaczyć?

• Wszytkie (wyświetlenia) - ile razy została wyświetlona strona. Jeśli jeden użytkownik wyświetlił stronę 10 razy to tutaj pojawi się 10. 
• Użytkownicy (wyświetlenia) - ile unikalnych użytkowników wyświetliło stronę. Jeśli jeden użytkownik wyświetlił stronę 10 razy to tutaj pojawi się 1.
• Oceny - ile razy strona została oceniona. 
• Pozytywne oceny - liczba kliknięć “TAK” pod artykułem oraz procentowy udział we wszystkich ocenach. Pamiętaj, że jeden użytkownik może ocenić stronę wielokrotnie. 
• Negatywne oceny - liczba kliknięć “NIE” pod artykułem oraz procentowy udział we wszystkich ocenach. Pamiętaj, że jeden użytkownik może ocenić stronę wielokrotnie.

Oceny strony

Oceny pozwalają administratorom i użytkownikom z dostępem do edycji strony na bieżąco monitorować czy dane treści są pomocne. Oceny pozostawione przez użytkowników są widoczne tylko dla administratorów przy użyciu opcji "Statystyki strony".

Jak użytkownicy mogą oceniać strony

Aby oddać głos, użytkownik musi odpowiedzieć na pytanie "Czy ta strona była pomocna?" znajdujący się na dole strony.  Użytkownicy mogą oddać więcej niż jeden głos na daną stronę, dzięki temu po aktualizacji strony mogą np. zostawić pozytywną ocenę mimo że pierwotnie ocenili ją negatywnie.

Włączanie / wyłączanie oceny

Możliwość oceny strony może być włączona/wyłączona per strona (w opcjach ustawienia strony), a także dla wszystkich stron (aby to zrobić zgłoś się do działu Customer Support). 

Jeśli wyłączysz ocenianie stron, istniejące statystyki ocen zostaną zachowane i będą dostępne do wglądu dla administratorów po ponownym włączeniu.

Analityka

Możesz analizować wyświetlenia stron (oraz podstron) bazy wiedzy za pomocą dedykowanego, gotowego do użycia dashboardu. Aby uzyskać dostęp do dashboardu, przejdź do Analityka > Dashboard, znajdziesz go w kategorii "Gotowe dashboardy".

Raport wyświetleń stron

Dashboard zawiera raport "Wyświetlenia stron", który umożliwia sprawdzenie:

• Liczby wszystkich wyświetleń stron (kolumna "Wszystkie" )
• Liczby unikalnych użytkowników którzy wyświetlili stronę (kolumna "Użytkownicy")
• Listy użytkowników, którzy wyświetlili stronę (aby uzyskać do niej dostęp, kliknij wartość w kolumnie "Użytkownicy")

Możesz sortować tabelę według kolumn "Wszystkie" i "Użytkownicy". Możesz także wyszukać określoną stronę za pomocą wyszukiwarki nad tabelą.

Jak korzystać z tych danych?

Raport pozwala na szybkie sprawdzenie popularności stron. Te najbardziej popularne mogą pokazać, które tematy, są najważniejsze dla użytkowników, a najmniej popularne, mogą wymagać lepszego wypromowania, zaktualizowania albo usunięcia. Administratorzy mogą również zobaczyć, którzy użytkownicy odwiedzili, konkretne strony, aby dowiedzieć się, kto korzysta z bazy wiedzy najczęściej.

Kafelki bazy wiedzy

Aby ułatwić nawigację i dostęp do najważniejszych treści, nad listą stron znajdują się kafelki ze skrótami. Administratorzy mogą je dowolnie włączać / wyłączać (z wyłączeniem kafelka Popularne) oraz ustawiać komu będą się wyświetlać. Domyślnie wszystkie kafelki są widoczne dla wszystkich użytkowników.

Typy kafelków

• Ważne - strony oznaczone przez administratora lub użytkownika z prawem edycji strony jako "Ważne".
• Nowe - strony dodane w ostatnich X dniach. Jeśli użytkownik wyświetli stronę, zniknie ona z listy. Liczba dni jest ustawiana indywidualnie per platforma. Jeśli chcesz ją zmienić skontaktuj się z działem Customer Support.
• Popularne - najczęściej wyświetlane strony w ostatnich 10 dniach. Najpopularniejsza strona wyświetla się na samej górze. Możliwe jest ukrycie komunikatów w tej sekcji jeśli są włączone na platformie, aby to zrobić, skontaktuj się z działem Customer Support.
• Ulubione - strony które użytkownik dodał do ulubionych za pomocą ikony serduszka znajdującej się w prawym górnym rogu każdej strony. 
• Załączniki - wszystkie załączniki, które znajdują się na stronach, do których ma dostęp dany użytkownik. 
• Komunikaty - wszystkie komunikaty, które znajdują się na stronach, do których ma dostęp dany użytkownik (tylko jeśli na platformie włączone są komunikaty),

Widoczność kafelków

Możesz zarządzać tym ustawieniem dla wszystkich kafelków oprócz kafelka “Popularne”.

Jak włączyć/wyłączyć kafelek dla wszystkich użytkowników

1. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
2. Przejdź do strony wybranego kafelka.
3. Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu. 
4. Kliknij “Wycofaj z publikacji” aby wyłączyć kafelek, kliknij “Opublikuj” aby włączyć kafelek. 

Jak włączyć kafelek tylko dla wybranych użytkowników

5. Przejdź do sekcji Ucz się i rozwijaj > Baza wiedzy.
6. Przejdź do strony wybranego kafelka.
7. Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu. 
8. Kliknij “Dodaj grupy użytkowników”, wybierz grupy i zatwierdź. Aby usunąć już dodane grupy, użyj ikony oka znajdującego się obok nazwy grupy i kliknij “Usuń”.

Wyszukiwarka

Wyszukiwarka dostępna z poziomu bazy wiedzy jest wyszukiwarką pełnotekstową - oznacza to, że wyszukuje pożądane wartości w obrębie wszystkich typów elementów bazy wiedzy (strona, podstrona, załącznik, komunikat).

Prezentowane rezultaty wyszukiwania obejmują jedynie te, do których dostęp ma użytkownik wyszukujący treści, np. nie mając dostępu do strony "Prawo pracy" ale mając dostęp do załącznika "Prawo pracy" w wynikach wyszukiwania dla frazy "prawo pracy" pojawi się jedynie załącznik.

Główne mechanizmy z jakich korzysta wyszukiwarka to:

• Wyszukuje nie tylko konkretną frazę ale również odmiany tej frazy np wyszukując "szkolenie" pojawią się również treści z frazą "szkolenia", "szkoleniem", "szkoleniami".
• Wyszukuje w obrębie istniejąych treści (nie wyszukuje usuniętych treści).
• Oprócz odmiany frazy wyszukuje również znaki niestandardowe w ramach danej frazy (np. polskie znaki) np. wyszukując "sad" rezultatem może być "sąd"; wyszukując"avô" rezultatem może być również   "avó" i "avo" 
• Szukana wartość dotyczy zarówno tytułów stron, treści stron, tytułów załączników, treści załączników, tytułów komunikatów i ich treści. 
• Priorytetem jest znalezienie dokładnej frazy.
• Jeśli zarówno tytul i treść (np. strony) zawierają dokładną frazę to nadrzędny jest tytuł.
• W wyszukiwanej frazie ignorowane są spacje które znajdują się na początku i/lub końcu frazy.
• Wyszukiwarka pozwala na sortowanie danych:  alfabetyczne, po dacie ostatniej edycji, po dacie ostatniego dodania, po dacie ostatniej publikacji.
• Wyniki wyszukiwania mogą być filtrowane.