Feedback 360 - podstawowe informacje

Podstawy przeprowadzania procesu feedbacku 360 w HCM Deck.

W tym artykule:

1. Osoby zaangażowane w proces 
2. Uprawnienia
3. Przebieg cyklu feedbackowego

Osoby zaangażowane w proces 

Zanim opiszemy sam proces, ważne jest, aby wyjaśnić, kto jest zaangażowany i jaką pełni rolę w tym procesie. 

Osoba otrzymująca feedback — dostaje feedbacku w wybranym cyklu. Kiedy osoba zarządzająca tworzy nową cykl, decyduje, kto otrzyma feedback. Osoby otrzymujące feedback są odpowiedzialne za takie rzeczy, jak wypełnienie arkusza samooceny i wskazanie osób udzielających feedback.

Osoba udzielająca feedbacku — odpowiedzialna za wypełnienie arkuszy dla osób otrzymujących feedback. Osoby udzielające feedbacku nie muszą same jednocześnie go otrzymywać, ale często tak jest. Są one wskazywane przez osoby otrzymujące feedback i/lub osoby zarządzające. 

Osoba zatwierdzająca feedback — odpowiedzialna za sfinalizowanie feedbacku dla osób, które go otrzymują. Domyślnie feedback zatwierdza osoba bezpośrednio przełożona. Osoby zarządzające feedbackiem mogą jednak dowolnie zmieniać osobę zatwierdzającą. Osoby zatwierdzające domyślnie wypełniają arkusz dla osoby otrzymującej feedback.

Osoba zarządzająca feedbackiem — odpowiedzialna za tworzenie, zarządzanie i monitorowanie cyklu feedbackowego. Aby zarządzać feedbackiem 360, osoba ta musi mieć przypisane uprawnienie - rolę systemową: „Feedback 360 ​​– zarządzanie”. 

Jedna osoba może odgrywać wiele role podczas jednego cyklu feedbacku 360, na przykład manager może być jednocześnie osobą otrzymująca, udzielająca i zarządzającą feedback. Jednak większość pracowników będzie tylko otrzymywać i/lub udzielać feedbacku. 

Uprawnienia

1. Aby tworzyć, zarządzać i monitorować feedback 360, osoba musi mieć przypisane uprawnienie - rolę systemową: „Feedback 360 – zarządzanie”.
2. Aby otrzymywać, dawać i zatwierdzać feedback nie są potrzebne uprawnienia.

Przebieg cyklu feedbackowego

Przed rozpoczęciem

1. Upewnij się, że kompetencje przypisane osobom otrzymującym feedback są poprawne

Pytania w feedbacku 360 ​​są generowane automatycznie na podstawie kompetencji przypisanych osobom otrzymującym feedback. Dlatego ważne jest, aby sprawdzić, czy wszystkie kompetencje są poprawnie przypisane, mają zachowania (jeśli to konieczne) i mają odpowiednie poziomy z opisowymi etykietami. 

2. Dodaj uprawnienia dla osoby zarządzających

Przypisz rolę systemową „Feedback ​​— zarządzaj”, aby odpowiednie osoby mogły tworzyć, przeglądać i edytować cykle w feedbacku 360.

3. Osoby zarządzające tworzą nowy cykl feedbackowy

Proces tworzenia nowego cyklu feeedbacku 360 składa się z 3 kroków:

1. Wybór osób otrzymujących feedback.
2. Edytowanie szablonu arkusza (dodanie wstępów do formularza oraz opcjonalnie dodawanie pytań otwartych). 
3. Dodanie daty rozpoczęcia (od kiedy można wypełniać ankiety) i daty zakończenia (kiedy nie można już wypełniać ankiet) oraz określenie, kiedy należy wysłać przypomnienie o niewypełnionych arkuszach.

Rozpoczęcie cyklu:

4. Wybranie osób, które udzielą feedbacku

Osoby, które udzielą feedbacku, mogą być nominowane przez osoby otrzymujące feedback oraz osoby zarządzające. Każda organizacja samodzielnie decyduje, kto jest odpowiedzialny za ten etap cyklu. W razie potrzeby osoby zarządzające mogą usunąć osoby nominowane do udzielania feedbacku.  

5. Wypełnanie arkuszy

Osoby otrzymujące feedback zostaną powiadomione o czekających na nim arkuszu samooceny w dniu rozpoczęcia cyklu. Osoby udzielające feedback również otrzymają powiadomienie, w momencie gdy zostaną nominowane. 

Wszystkie odpowiedzi będą widoczne dla osoby zatwierdzającej i otrzymującej feedback, ale dopiero w dniu zakończeniu cyklu.

6. Osoby zarządzające monitorują cykl

Jak wspomniano wcześniej, osoby zarządzające mogą monitorować postępy i reagować w razie potrzeby. Mogą w dowolnym momencie zmienić osoby udzielające feedbacku i osoby zatwierdzające.

Po zakończeniu cyklu

7. Osoby zatwierdzające odbywają spotkanie podsumowujące 

Po zakończeniu cyklu zarówno osoby zatwierdzające, jak i otrzymujące feedback widzą wszystkie odpowiedzi. Jest to czas, aby osoba zatwierdzająca odbyła spotkanie podsumowujące, podczas którego przejrzy wyniki i pomoże osobie, która otrzymała feedback je zinterpretować. Na podstawie spotkania i odpowiedzi osoba zatwierdzająca musi wybrać końcowy poziom dla każdej sprawdzanej kompetencji. 

8. Osoba zatwierdzająca finalizuje wyniki 

Po zakończeniu spotkania podsumowującego osoba zatwierdzająca może przejść do podsumowania feedbacku i sfinalizować wyniki. Po sfinalizowaniu wyników poziomy kompetencji zostaną zaktualizowane i będę dostępne dla osoby otrzymującej feedback.