✔️ Feedback - szczegółowa instrukcja

W tym artykule szczegółowo opisano, jak korzystać z feedbacku w HCM Deck. 

W tym artykule:

1. Etapy cyklu feedbackowego
2. Uprawnienia
3. Kto uczestniczy w tym procesie?
4. Instrukcja dla osób zarządzających feedbackiem
5. Instrukcja dla osób uczestniczących
6. Instrukcja dla osób udzielających feedbacku
7. Instrukcja dla osób zatwierdzających
8. Powiadomienia

Etapy cyklu feedbackowego 

Przed rozpoczęciem

1. Sprawdzenie i jeśli jest taka potrzeba nadanie uprawnień do zarządzania feedbackiem (administratorzy platformy). 
2. Sprawdzenie, czy profile kompetencyjne przypisane osobom otrzymującym feedback są poprawne (administratorzy / osoby zarządzające).
3. Utworzenie cyklu feedbackowego - podjęcie decyzji o najważniejszych parametrach cyklu (osoby zarządzające)
   1. Kiedy ma rozpocząć się i zakończyć cykl. Wszystkie poniższe ustawienia można edytować do ustalonej daty rozpoczęcia cyklu, po jej przekroczeniu edycja tych opcji zostanie zablokowana.
   2. Kto ma udzielić feedbacku - jakie typy respondentów (samoocena, przełożeni, podwładni, współpracownicy).
   3. Czy cykl ma być anonimowy.
   4. Czy feedback ma być udzielany przy użyciu profili kompetencyjnych, wybranych kompetencji, pytań ogólnych, czy łączyć wybrane opcje. 
   5. Czy osoby otrzymujące feedback mogą samodzielnie decydować, kto udzieli im feedbacku.
   6. Czy feedback wymaga zatwierdzenia i ustalenia ostatecznych poziomów kompetencji przez osobę zatwierdzającą, czy w momencie zakończenia cyklu końcowe poziomy kompetencji są automatycznie średnią ze wszystkich odpowiedzi. 
4. Wybór osób otrzymujących feedback (osoby zarządzające).
   1. Weryfikacja czy wszystkie osoby otrzymujące feedback mają poprawnych zatwierdzających (jeśli opcja zatwierdzania została wybrana)
5. Wybór lub edycja osób udzielających feedbacku, jeśli osoby otrzymujące feedback nie mogą tego zrobić (osoby zarządzające).
   1. Osoby zostaną automatycznie dodane na podstawie struktury organizacji i typów respondentów.

Po rozpoczęciu 

4. Wybór osób udzielających feedbacku, jeśli osoby otrzymujące feedback mogą to zrobić (osoby otrzymujące feedback).
5. Wypełnianie arkuszy (osoby otrzymujące i udzielające feedbacku)
6. Monitorowanie procesu (osoby zarządzające).

Po zakończeniu

7. Dostęp do raportów (indywidualnych i zespołowych) zawierających uśrednione wyniki feedbacku.
8. Przeprowadzenie spotkań podsumowujących z osobami, które otrzymały feedback (osoby zatwierdzające i otrzymujące feedback).
9. Finalizacja wyników (osoby zatwierdzające).
   1. Raporty zostaną zaktualizowane by prezentować finalne wyniki feedbacku.

Uprawnienia

• Aby tworzyć, zarządzać i monitorować feedback, osoba musi mieć przypisane uprawnienie (rolę systemową): Feedback  - zarządzanie.
• Aby udzielać, otrzymywać i zatwierdzać feedback nie są wymagane uprawnienia.

Osoby zaangażowane w proces 

Osoba otrzymująca feedback — dostaje feedback w wybranym cyklu. Kiedy osoba zarządzająca tworzy nowy cykl, decyduje, kto otrzyma feedback. Osoby otrzymujące feedback są odpowiedzialne za wypełnienie arkusza samooceny i wskazanie osób udzielających feedbacku.

Osoba udzielająca feedbacku — odpowiedzialna za wypełnienie arkuszy dla osób otrzymujących feedback. Osoby udzielające feedbacku nie muszą same jednocześnie go otrzymywać, ale często tak jest. Są one wskazywane przez osoby otrzymujące feedback i/lub osoby zarządzające.

Osoba zatwierdzająca feedback — odpowiedzialna za sfinalizowanie feedbacku dla osób, które go otrzymują. Domyślnie feedback zatwierdza osoba bezpośrednio przełożona. Osoby zarządzające feedbackiem mogą jednak dowolnie zmieniać osobę zatwierdzającą. Osoby zatwierdzające domyślnie wypełniają arkusz dla osoby otrzymującej feedback. Jeśli w cyklu feedbackowym wybrano opcję, że feedbacku nie trzeba zatwierdzać, osoba zatwierdzająca feedback nie występuje.

Osoba zarządzająca feedbackiem — odpowiedzialna za tworzenie, zarządzanie i monitorowanie cykli feedbackowych. Aby zarządzać feedbackiem, osoba ta musi mieć przypisane uprawnienie - rolę systemową: „Feedback  ​​– zarządzanie”.

Jedna osoba może odgrywać wiele ról podczas jednego cyklu feedbacku, na przykład osoba przełożona może być jednocześnie osobą otrzymującą, udzielającą i zarządzającą feedbackiem. Jednak większość pracowników będzie tylko otrzymywać i/lub udzielać feedbacku.

Instrukcje dla osób zarządzających feedbackiem

Utwórz cykl feedbackowy

1. Przejdź do Feedback > Zarządzaj > Feedback. 

2. Kliknij Utwórz cykl.

3. Wpisz nazwę cyklu i opcjonalnie dodaj opis. Możesz w nim podlinkować materiały, które będą pomocne w tym procesie. Opis będzie widoczny dla wszystkich zaangażowanych.

4. Wybierz datę rozpoczęcia oraz datę zakończenia. Później możesz zmienić datę zakończenia dla wszystkich lub wybranych osób w ustawieniach cyklu.

Po dacie rozpoczęcia

• Osoby otrzymujące feedback mogą wybierać osoby, które go udzielą i wypełniać arkusze samooceny.
• Osoby udzielające feedback wypełniają arkusze.

Po dacie zakończenia

• Osoby otrzymujące i udzielające feedbacku nie mogą już wypełniać arkuszy.
• Osoby otrzymujące i zatwierdzające feedback mogą zobaczyć odpowiedzi.
• Osoby zatwierdzające mogą ustalić ostateczne poziomy kompetencji i sfinalizować je po odbyciu spotkania z osobą otrzymującą feedback.

5. Zdecyduj, kto udzieli feedbacku. Możesz wybrać dowolną liczbę opcji. Najpopularniejsze to:

• Feedback pochodzi od osób przełożonych (Feedback 90)
• Feedback pochodzi od osób przełożonych oraz z samooceny (Feedback 180)
• Feedback pochodzi z wielu kierunków: od osób przełożonych, podwładnych, współpracujących oraz z samooceny (Feedback 360).

6. Zdecyduj, czy feedback ma być anonimowy - tj. żadna z osób, która ma dostęp do odpowiedzi, nie wie, kto jest ich autorem. Zalecamy tę opcję tylko w przypadku, gdy cykl służy udzielaniu feedbacku osobom przełożonym przez osoby podwładne. W ten sposób zapewnia się bezpieczeństwo psychologiczne pozwalające na szczerą ocenę bez strachu przed odwetem osoby przełożonej. 

7. Wybierz osoby, które mają otrzymać feedback w tym cyklu. W zakładce “Osoby otrzymujące feedback”, kliknij “Dodaj osoby” i wybierz osoby i/lub grupy z listy. 

Jeśli dodasz grupy, pamiętaj, że arkusze zostaną utworzone tylko dla osób, które są w nich w momencie tworzenia cyklu, a NIE w dniu rozpoczęcia. Aby zaktualizować osoby w późniejszym czasie, wystarczy przejść do szczegółów cyklu i ponownie dodać grupę. Możesz usuwać / dodawać osoby i grupy przez cały okres trwania cyklu.

8. Skonfiguruj szablon arkusza w zakładce “Szablon arkusza”:

• Dodaj wstęp lub skorzystaj z domyślnego tekstu. Wyświetlony zostanie po otwarciu arkusza. 
• Zdecyduj czy pytania powinny być generowanie na podstawie profili kompetencyjnych przypisanych do osób otrzymujących feedback, na podstawie wybranych kompetencji, obu czy żadnej z tych opcji.
• Dodaj pytania ogólne (opcjonalnie). Do wyboru masz pytania otwarte i zamknięte.
• Zdecyduj o kolejności pytań.

9. Przejrzyj ustawienia cyklu w zakładce “Ustawienia”:

• Jeśli anonimowy feedback jest włączony w danym cyklu, możesz również ustalić próg anonimowości feedbacku. To ustawienie jest przydatne, gdy niewiele osób udziela feedbacku, i jest duże prawdopodobieństwo, że czytający odpowiedzi domyślą się kto je udzielił patrząc na typ feedbacku (np. feedback udziela jeden współpracownik, jeden podwładny i jeden przełożony - nawet bez poznania ich nazwisk można się domyślić kto udzielił odpowiedzi). 
• Osoby otrzymujące feedback domyślnie nie mogą wybierać, kto im go udzieli, możesz to jednak zmienić jeśli jest to zgodne z procesem w twojej organizacji.
• Osoby udzielające feedbacku domyślnie muszą zostawić komentarz przy wszystkich odpowiedziach dotyczących kompetencji, chyba że zaznaczą pole “Nie znam odpowiedzi”. Możesz zmienić te ustawienia, rezygnując z wymaganych komentarzy (co przyspieszy wypełnianie arkusza i wciąż umożliwi dodanie komentarzy do wybranych kompetencji) lub ukrywając pole “Nie znam odpowiedzi” i wymuszając wybór poziomu dla każdej kompetencji. 
• Osoby zatwierdzające feedback domyślnie zatwierdzają feedback. Możesz zmienić to ustawienie, by feedback był automatycznie zatwierdzany a finalne poziomy kompetencji były wyliczane ze średniej wszystkich zebranych odpowiedzi. Dodatkowo możesz ustawić wymóg dodania komentarza przy zatwierdzaniu feedbacku - będzie on widoczny dla osoby otrzymującej feedback i osoby zatwierdzającej.

10. Przejdź do zakładki “Powiadomienia”, aby skonfigurować, kiedy powinny być wysyłane zaplanowane powiadomienia. 

Ustaw kiedy mamy przypomnieć osobom, które nie wypełniły arkuszy, aby to zrobiły. Możemy im przypominać co kilka dni lub na kilka dni przed końcem cyklu. 

Dodatkowo,  w dowolnym momencie po dacie rozpoczęcia cyklu możesz wysłać powiadomienie natychmiastowe, które zostanie wysłane do wszystkich osób, które mają jeszcze przynajmniej jeden arkusz do wypełnienia. Osoby, które wypełniły wszystkie przypisane do nich arkusze nie otrzymają tego powiadomienia.

11. Kliknij Zapisz, aby sfinalizować konfigurację cyklu. 

Osoby udzielające feedbacku są dodawane automatycznie w zależności od typu feedbacku, jaki został wybrany przy tworzeniu cyklu:

• Samoocena - osoba otrzymująca feedback 
• Współpracownicy - osoby, które mają tego samego przełożonego co osoba otrzymująca feedback
• Podwładni - osoby, których przełożonym jest osoba otrzymująca feedback
• Przełożeni - osoba przełożona osoby otrzymującej feedback 

Oczywiście, możesz ręcznie dodawać i usuwać osoby udzielające feedbacku, a także wybierać jaki typ feedbacku udzielają. 

Aby usunąć osobę udzielającą feedbacku:

1. Przejdź do Feedback > Zarządzaj > Feedback. 
2. Kliknij cykl, który chcesz edytować. 
3. Znajdź na liście osobę otrzymującą feedback, dla której chcesz edytować osoby udzielające feedbacku, i kliknij ją.
4. Znajdź na liście osobę udzielającą feedback, kliknij trzy kropki i wybierz “Usuń osobę udzielającą feedbacku” i potwierdź. 

Aby dodać osobę udzielającą feedback:

1. Przejdź do Feedback > Zarządzaj > Feedback. 
2. Kliknij cykl, który chcesz edytować. 
3. Znajdź na liście osobę otrzymująca feedback, dla której chcesz edytować osoby udzielające feedbacku, i kliknij ją.
4. Kliknij “Dodaj osoby” i wybierz do jakiego typu feedbacku ma wpaść dana osoba. 
5. Wybierz osoby z listy i potwierdź.

Aby zmienić typ feedbacku

1. Przejdź do Feedback > Zarządzaj > Feedback. 
2. Kliknij cykl, który chcesz edytować. 
3. Znajdź na liście osobę otrzymująca feedback, dla której chcesz edytować osoby udzielające feedbacku, i kliknij ją.
4. Znajdź na liście osobę udzielającą feedback, kliknij trzy kropki i w zależności od akcji, którą chcesz wykonać, wybierz: Ustaw jako feedback przełożonego, Ustaw jako feedback podwładnego, Ustaw jako feedback współpracownika. 

To wszystko, jeśli nie będzie potrzeby wprowadzania zmian, cykl rozpocznie się zgodnie z ustawieniami, a użytkownicy dostaną odpowiednie powiadomienia, które możesz sprawdzić na końcu artykułu. 

Edycja cyklu

Wszystkie ustawienia cyklu mogą być zmieniane do czasu daty rozpoczęcia. Gdy data rozpoczęcia minia, ustawienia zostaną wyszarzone. Wyjątkiem jest data zakończenia, którą można dowolnie przesuwać dla wszystkich lub wybranych osób. 

Monitoruj postępy 

Sprawdź procent wypełnionych arkuszy

• Przejdź do Feedback > Zarządzaj > Feedback. Już w widoku listy głównej zobaczysz procent wypełnionych arkuszy. 
• Przejdź do Feedback > Zarządzaj > Feedback i kliknij wybrany cykl. Na górze strony zobaczysz kafelek z liczbą wypełnionych arkuszy wyrażoną ułamkiem (liczba wypełnionych arkuszy / liczba wszystkich arkuszy) oraz procentowo. 

Sprawdź liczbę osób z zatwierdzonym feedbackiem

• Przejdź do Feedback > Zarządzaj > Feedback i kliknij wybrany cykl. Na górze strony zobaczysz kafelek z liczbą osób, których feedback jest zatwierdzony. 

Sprawdź status feedbacku

1. Przejdź do Feedback > Zarządzaj > Feedback. 
2. Kliknij cykl, który chcesz podejrzeć.
3. Aby sprawdzić postęp dla konkretnej osoby, sprawdź kolumnę Status feedbacku. Możliwe statusy: 
   • Nierozpoczęty - cykl jeszcze się nie rozpoczął. 
   • Aktywny - cykl jeszcze się nie zakończył i wciąż można dodawać/edytować odpowiedzi.
   • Do zatwierdzenia - cykl się zakończył, ale osoba zatwierdzająca jeszcze nie sfinalizowała feedbacku.
   • Niezatwierdzony - cykl został zarchiwizowany i osoba zatwierdzająca nie sfinalizowała feedbacku.
   • Zakończony - cykl się zakończył i feedback został sfinalizowany (automatycznie lub przez osobę zatwierdzającą)

Sprawdź status wypełnienia arkuszy 

1. Przejdź do Feedback > Zarządzaj > Feedback. 
2. Kliknij cykl, który chcesz podejrzeć.
3. Znajdź osobę otrzymującą feedback na liście i kliknij na nią.
4. Na liście możesz sprawdzić, czy arkusz jest już wypełniony w kolumnie Status arkusza.  
   • Nierozpoczęty - cykl jeszcze się nie rozpoczął. 
   • Do wypełnienia — arkusz jeszcze nie został otwarty.
   • Rozpoczęty — arkusz nie został przesłany.
   • Wypełniony — arkusz wypełniony i przesłany.
   • Niewypełniony — cykl się zakończył i arkusz nie został przesłany.

Zobacz odpowiedzi

1. Przejdź do Feedback > Zarządzaj > Feedback. 
2. Kliknij cykl, który chcesz podejrzeć.
3. Znajdź osobę otrzymującą feedback na liście i kliknij na nią.
4. Kliknij Zobacz odpowiedzi. 
5. Aby zobaczyć konkretne odpowiedzi od wszystkich autorów, wybierz pytanie/kompetencję z tabeli, klikając je. 
6. Aby zobaczyć podsumowanie feedbacku zawierające ostateczne poziomy wybrane przez osobę zatwierdzającą (i opcjonalnie komentarz podsumowujący), kliknij sekcję Podsumowanie feedbacku. 

Zobacz zaktualizowane poziomy kompetencji

Po zatwierdzeniu feedbacku, kompetencje zostaną zaktualizowane na platformie. Osoby zarządzające mogą zobaczyć zaktualizowane poziomy, a także sprawdzić, czy nadal istnieje luka kompetencyjna. Te informacje można sprawdzić, przechodząc do widoku Kompetencje>Zarządzaj>Kompetencje pracowników>Przeglądaj profile. 

Archiwizuj cykl

Gdy feedback wszystkich osób zostanie zatwierdzony, cykl zostaje automatycznie przeniesiony z sekcji “Trwające cykle” do “Archiwalne cykle”. Dzięki temu na liście jest zachowany porządek. Oczywiście wciąż można podglądać raporty i wyniki. 

W sytuacji, gdy wiesz, że nie wszystkie feedbacki zostaną zatwierdzone, ponieważ np. osoba zatwierdzająca feedback już nie pracuje w twojej organizacji lub po prostu minął czas przewidziany na dany cykl, możesz ręcznie przenieść cykl do archiwum. Ta akcja jest nieodwracalna i blokuje dalsze zmiany w zarchiwizowanym cyklu feedbackowym.

Aby ręcznie zarchiwizować cykl

1. Przejdź do Feedback > Zarządzaj > Feedback.
2. Kliknij 3 kropki w wierszu cyklu, który chcesz analizować.
3. Wybierz “Archiwizuj” i potwierdź.

Instrukcje dla osób otrzymujących feedback

Wybierz osoby udzielające feedbacku

Ta akcja jest dostępna tylko jeśli osoby zarządzające cyklem zdecydowały, że otrzymujący feedback mogą samodzielnie wybrać, kto im go udzieli.

1. Przejdź do Feedback > Wypełnij feedback.
2. Znajdź cykl na liście Feedback dla ciebie i kliknij go. 
3. Kliknij Dodaj osoby.
4. Wybierz osoby z listy.
5. Kliknij Dodaj.

Wypełnij arkusz samooceny

1. Przejdź do Feedback > Wypełnij feedback.
2. Znajdź cykl na liście Feedback dla ciebie i kliknij w przycisk Wypełnij arkusz. 
3. Zobaczysz wiadomość powitalną. Kliknij Przejdź do arkusza, aby rozpocząć. 
4. Odpowiedz na pytania. Możesz poruszać się między nimi za pomocą przycisków lub listy po lewej stronie. 
5. Kliknij Zapisz, gdy odpowiesz na wszystkie pytania.

Zobacz odpowiedzi innych

Po zakończeniu cyklu możesz zobaczyć raport oraz jak osoby udzielające feedbacku odpowiedziały na pytania. Aby to zrobić:

1. Przejdź do Feedback > Wypełnij feedback.
2. Przejdź do zakładki Zakończone.
3. Znajdź cykl na liście Feedback dla ciebie.
   1. Kliknij w przycisk Zobacz raport, żeby zobaczyć raport indywidualny.
4. Kliknij w nazwę, a następnie w prawym górnym rogu w przycisk Zobacz odpowiedzi (obok możesz też Zobaczyć raport).
5. Kliknij pozycje na liście, aby zobaczyć, jak osoby udzielające feedbacku odpowiedziały na pytania. Mogą one pomóc w przygotowaniu się do spotkania podsumowującego z osobą zatwierdzającą. 

Zobacz podsumowanie feedbacku

Gdy osoba zatwierdzająca wybierze ostateczne poziomy kompetencji, możesz je zobaczyć w podsumowaniu feedbacku. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do Feedback > Wypełnij feedback.
2. Przejdź do zakładki Zakończone.
3. Znajdź cykl na liście Feedback dla ciebie i kliknij go. 
4. Kliknij Zobacz odpowiedzi.
5. Kliknij sekcję Podsumowanie feedbacku.

Instrukcja dla osób udzielających feedbacku

Wypełnij arkusz

1. Przejdź do Feedback > Wypełnij feedback.
2. Znajdź osobę, której chcesz udzielić feedbacku na liście Twój feedback dla innych i kliknij przycisk Wypełnij arkusz.
3. Zobaczysz wiadomość powitalną. Kliknij Przejdź do arkusza, aby rozpocząć. 
4. Odpowiedz na pytania. Możesz poruszać się między nimi za pomocą przycisków lub listy po lewej stronie. 
5. Kliknij Zapisz, gdy odpowiesz na wszystkie pytania.

Instrukcja dla osób zatwierdzających

Zatwierdź feedback

1. Przejdź do Feedback > Wypełnij feedback.
2. Przejdź do zakładki Do zatwierdzenia.
3. Znajdź osobę na liście Feedback dla Twojego zespołu i kliknij Zatwierdź feedback.
4. Wybierz kompetencję z listy, klikając na nią.
5. Wprowadź ostateczny wynik dla każdej kompetencji/zachowania.
6. Po wprowadzeniu ostatecznych wyników dla każdej kompetencji przejdź do sekcji Podsumowanie feedbacku.
7. Jeśli wszystko się zgadza, kliknij Zatwierdź.
   1. (opcjonalnie) Jeśli została wybrana opcja podsumowania, uzupełnij komentarz podsumowujący feedback.

Po przesłaniu podsumowania feedbacku, poziomy kompetencji przypisane do osoby otrzymującej feedback zostaną zaktualizowane. Po sfinalizowaniu wyników osoba otrzymująca feedback będzie mogła je również zobaczyć w podsumowaniu feedbacku.

Powiadomienia 

Możesz edytować treść powiadomień w zakładce Ustawienia platformy > Konfiguracja > Definiowanie > Powiadomienia.

 

FAQ

W którym momencie tworzone są arkusze?

Arkusze tworzone są w momencie pierwszego otwarcia, przez którąkolwiek z osób udzielających feedbacku. Od tego momentu, zmiany np. w profilach kompetencyjnych nie będą odzwierciedlone w arkuszu. Upraszczając, można powiedzieć, że zmiany w profilach kompetencyjnych można dokonywać do momentu rozpoczęcia cyklu (bo wtedy jest możliwość otworzenia arkusza).

W sytuacjach, gdy doszło do błędu i trzeba zmienić coś w profilu kompetencyjnym już po rozpoczęciu cyklu, można zastosować obejście. Trzeba usunąć osobę otrzymującą feedback z cyklu i dodać ją ponownie. Oznacza to jednak to, że już wypełnione arkusze dla tej osoby zostaną utracone.