Wstęp

EPP to lider rynku zarządzania centrami handlowymi w Polsce – pod względem powierzchni najmu nie mają sobie równych. Pod ich opieką znajduje się aż 35 projektów, w tym 29 obiektów handlowych i 6 kompleksów biurowych o łącznej wartości blisko 2,9 miliarda euro i powierzchni przekraczającej milion metrów kwadratowych. Co roku odwiedza je ponad 120 milionów osób. W tak dynamicznym środowisku kluczowe jest efektywne wdrażanie pracowników – nawet zanim jeszcze zaczną pracę. Dzięki HCM Deck zespół EPP może sprawnie realizować procesy preonboardingu i onboardingu, jednocześnie wspierając pracowników w osiąganiu celów od samego początku współpracy.

Od problemu do planu działania

Przed wdrożeniem HCM Decka proces preonboardingu w EPP właściwie nie istniał – nowi pracownicy otrzymywali pocztówkę na dwa tygodnie przed pierwszym dniem pracy, a szczegóły dotyczące rozpoczęcia ustalali telefonicznie z menedżerem. Onboarding z kolei był rozproszony i silnie zależny od indywidualnego podejścia przełożonych – część z nich podchodziła do procesu planowo, inni działali bez konkretnego schematu. Istniała ogólna checklista zadań, ale nikt nie monitorował jej realizacji, a informacje zwrotne od pracowników nie były zbierane. W praktyce onboarding kończył się przedłużeniem umowy (lub nie) bez głębszej refleksji nad jego przebiegiem.

Największe wyzwania, jakie w tym czasie zauważyło EPP to:

brak preonboardingu jako elementu przygotowania pracownika przed rozpoczęciem pracy,
brak standaryzacji, przez co jakość onboardingu zależała wyłącznie od zaangażowania menedżera,
brak automatyzacji i centralnego narzędzia do zarządzania procesem w skali całej organizacji,
brak systemowego feedbacku i możliwości wyciągania wniosków z doświadczeń nowych pracowników,
brak jasnego podziału ról i odpowiedzialności – onboarding opierał się głównie na dobrej woli menedżera,
brak raportowania i danych wspierających HR w ocenie efektywności procesu.

W obliczu planowanego wzrostu zatrudnienia (około 70 nowych osób miało dołączyć do organizacji w ciągu kilkunastu miesięcy) EPP postanowiło uporządkować i ustandaryzować cały proces wdrażania pracowników. Kluczowe było wprowadzenie ram, które obejmą zarówno preonboarding, jak i onboarding, z jasno określonymi rolami, etapami i odpowiedzialnościami. Firma potrzebowała kompleksowego narzędzia, które nie tylko umożliwi automatyzację działań, ale również pozwoli realizować szkolenia i gromadzić dane wspierające HR w analizie i dalszym doskonaleniu procesów.

Cele, jakie postawiło sobie EPP to:

zbudowanie spójnego i przewidywalnego doświadczenia dla każdego nowego pracownika,
zaangażowanie menedżerów w proces onboardingowy i podkreślenie ich roli w budowaniu zaangażowania,
stworzenie systemowego wsparcia dla menedżerów ze strony HR,
automatyzacja i centralizacja komunikacji oraz zadań onboardingowych,
możliwość monitorowania postępów,
zbieranie feedbacku, w tym poprzez exit interview,
dostarczanie szkoleń i materiałów w aktualnej, łatwo dostępnej formie,
wykorzystanie danych do raportowania i dalszego usprawniania procesów wdrożeniowych.

Tworzenie doświadczenia wdrożeniowego od A do Z

Przygotowanie projektu

Wizja platformy onboardingowej w EPP dojrzewała etapami. Początkowo powstał prosty schemat, który przeniesiono do prezentacji w PowerPoincie, gdzie na bieżąco nanoszono zmiany, zadawano pytania i pracowano nad udoskonaleniem koncepcji. To był proces iteracyjny – każda kolejna rozmowa czy obserwacja prowadziła do doprecyzowania tego, jak finalnie ma wyglądać całościowe doświadczenie nowego pracownika.

Zasilenie platformy wiedzą

Najwięcej czasu i wysiłku pochłonęło zasilenie platformy odpowiednimi treściami. Opracowanie filmów, kursów, plików oraz ustalenie logicznej i angażującej kolejności ich realizacji okazało się wymagającym zadaniem. W projekt zaangażowano menedżerów i ekspertów merytorycznych, którzy odpowiadali za stworzenie materiałów ze swoich obszarów – zarówno w formie pisemnej, jak i wideo. Zebranie wiedzy rozproszonej w organizacji, uporządkowanie jej i przekształcenie w przystępne treści było kluczowe, by zapewnić nowym pracownikom realne wsparcie od pierwszych dni.

Struktura programów wdrożeniowych

EPP składa się z trzech spółek, dlatego konieczne było stworzenie unikatowych programów onboardingowych i preonboardingowych dla każdej z nich. Co więcej, wewnątrz spółek również uwzględniono podział na różne grupy zawodowe i funkcje. W efekcie powstało aż 12 odrębnych programów (6 preonboardingowych i 6 onboardingowych) dopasowanych do potrzeb konkretnych odbiorców.

Film onboardingowy

Jednym z ważnych elementów całego procesu był film onboardingowy, który pojawia się na samym początku ścieżki nowego pracownika. Zarówno zespół, jak i zarząd chętnie zaangażowali się w jego realizację. Film miał nie tylko przekazać podstawowe informacje, ale też oddać ducha firmy, jej atmosferę i kulturę pracy tak, aby już od pierwszych minut nowy pracownik poczuł się częścią zespołu.

Budowa procesu

Preonboarding

Proces preonboardingu w EPP rozpoczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy nowej osoby. Już po zakończeniu procesu rekrutacji kandydat otrzymuje od firmy wiadomość e-mail z hasłem typu: „Nie możemy się doczekać, aż dołączysz – już teraz uchylamy rąbka tajemnicy”. W wiadomości znajduje się link do platformy, login oraz jednorazowe hasło. Dzięki rozwiązaniu wypracowanemu wspólnie z zespołem IT, nowy pracownik może zalogować się jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem współpracy – traktując preonboarding jako naturalne przedłużenie procesu rekrutacyjnego. Warunkiem jest wcześniejsze wyrażenie zgody na kontakt w celach rekrutacyjnych.

Na platformie czeka na pracownika program preonboardingowy, który obejmuje:

Pakiet Zero – cyfrowy obieg dokumentów kadrowych (zgłoszenie do ZUS, kwestionariusz osobowy itd.),
Poznaj firmę – prezentacja wartości, misji oraz struktury organizacyjnej, zakończona krótkim testem,
Benefity – wstępny opis dostępnych świadczeń,
Przygotowanie do pierwszego dnia – informacje logistyczne i organizacyjne,
Check-in nastroju – szybka ankieta o samopoczuciu przed startem,
Daj się poznać – formularz, w którym pracownik może dodać zdjęcie i kilka słów o sobie. Te informacje są później wykorzystywane do wewnętrznego ogłoszenia o dołączeniu nowej osoby do zespołu.

To uporządkowane podejście pozwala zbudować zaangażowanie i zmniejszyć stres związany z pierwszym dniem pracy.

Kluczowe narzędzia:

program kafelkowy, który wyświetla się pracownikowi na stronie głównej, zawiera wszystkie informacje potrzebne pracownikowi przed rozpoczęciem pracy,
ścieżki edukacyjne, które segregują treści, dzielą je tematycznie, dzięki czemu odnalezienie informacji jest bardzo łatwe,
grafiki w programach i ścieżkach odwzorowują firmowy branding. Dzięki temu treści są atrakcyjniejsze i zachęcają do kliknięcia. Personalizować możemy tło całego programu, grafiki kafelków, ikony oraz kolory tekstu,
pliki PDF z opisami np. wartości firmy oraz benefitów czy instrukcjami,
zadanie, które polega na umieszczeniu przez pracownika swojego zdjęcia i kilku słów w komentarzu,
ankieta pulse check badająca nastrój pracownika przed pierwszym dniem pracy pozwala trzymać rękę na pulsie.

Onboarding

Właściwy proces onboardingu startuje automatycznie w pierwszym dniu pracy. Pracownik otrzymuje od managera welcome pack, a z platformy wiadomość e-mail z zaproszeniem do programu onboardingowego.

Pierwszym elementem programu jest film powitalny, w którym zarząd oraz przedstawiciele zespołu opowiadają o kulturze organizacyjnej, wartościach i codziennej pracy w firmie. Następnie pracownik przechodzi przez starannie ułożone ścieżki obowiązkowych szkoleń i materiałów, takich jak:

Kodeks etyki,
Cyberbezpieczeństwo,
Zasady BHP (samo szkolenie realizowane jest poza platformą, lecz skrótowa informacja przekazana jest w formie one-pagera),
Szczegółowy przewodnik po benefitach – jak i gdzie z nich korzystać,
Manuale i instrukcje – dotyczące m.in. obiegu dokumentów i rozliczania faktur,
Materiały o różnorodności i ESG – pokazujące, jak ważne są te tematy w kulturze firmy.

Każde szkolenie zakończone jest testem wiedzy, co pomaga nie tylko utrwalić informacje, ale też potwierdzić gotowość pracownika do działania.

Kluczowe narzędzia:

program kafelkowy, to element z którym styka się nowy pracownik zaraz po zalogowaniu. Kafelki prowadzą go przez wszystkie etapy onboardingu, stanowiąc czytelną mapę działań – od pierwszego dnia aż po zakończenie wdrożenia,
ścieżki edukacyjne dzielą treści tematycznie, dzięki czemu łatwiej odnaleźć się w materiałach - zwiększa to przejrzystość i redukuje przeciążenie informacyjne,
grafiki w programach i ścieżkach, które są zgodne z identyfikacją wizualną firmy sprawiają, że platforma jest estetyczna i bardziej angażująca. Możliwość dostosowania tła, kafelków czy opisu pozwala stworzyć środowisko „szyte na miarę”.
zarządzanie wyświetlaniem elementów na stronie głównej sprawia, że onboarding jest zawsze „pod ręką” nowego pracownika – widoczny, dostępny i łatwy do uruchomienia w odpowiednim momencie,
film w pierwszym dniu pracy pozwala pracownikowi na zapoznanie się z kulturą organizacji,
ankiety pulse check pozwalające zweryfikować nastrój pracownika na każdym etapie wdrożenia,
kursy e-learning które pozwalają zapoznać się pracownikom z zasadami postępowania czy kodeksem EPP w rozbudowanej, interaktywnej formie,
ankieta umożliwia zebranie informacji od pracowników po zakończonym procesie onboardingu.

Zakończenie procesu

Proces onboardingu w firmie EPP nie kończy się po tygodniu ani po miesiącu. Po trzech miesiącach nowi pracownicy zapraszani są do wypełnienia ankiety poonboardingowej, która pozwala zebrać ich doświadczenia, sugestie i ocenić, czy proces rzeczywiście wspierał ich w płynnym wejściu do organizacji.

Dzięki temu firma może nie tylko stale doskonalić zawartość programów, ale też reagować na zmieniające się potrzeby i oczekiwania pracowników. Informacje zwrotne wykorzystywane są również do analizowania skuteczności poszczególnych modułów i roli managerów w procesie wdrożenia.

Kluczowe narzędzia:

ankieta dzięki połączeniu pytań zamkniętych (jednokrotnego wyboru) z pytaniami otwartymi, umożliwia nie tylko szybką ocenę poszczególnych elementów procesu, ale również zebranie cennych komentarzy i sugestii od pracowników. To narzędzie daje nowym osobom przestrzeń do wyrażenia opinii i podzielenia się swoimi doświadczeniami w bardziej osobisty sposób,
raport z ankiety zbiera i prezentuje odpowiedzi udzielone przez uczestników onboardingu, umożliwiając analizę wyników zarówno ilościową, jak i jakościową. Dzięki temu zespół odpowiedzialny za wdrożenie może z łatwością wyciągać wnioski, zidentyfikować mocne strony procesu oraz obszary wymagające usprawnień.

Efekty wprowadzenia zmian

Wnioski

EPP dostrzega w cyfrowym onboardingu nie tylko usprawnienie samego procesu wdrażania, ale przede wszystkim realne wsparcie dla nowych pracowników i zespołów HR. Dzięki HCM Deck możliwe stało się uporządkowanie komunikacji, standaryzacja doświadczeń i zapewnienie spójnego przekazu już od pierwszego kontaktu z firmą. To z kolei przekłada się na lepsze zaangażowanie, szybszą adaptację i oszczędność czasu zarówno dla nowych osób, jak i osób odpowiedzialnych za wdrożenie. Poniżej najważniejsze efekty, które firma odczuła po uruchomieniu nowego procesu onboardingowego:

Szybsza identyfikacja pracownika z firmą – dzięki spójnemu przekazowi i zaangażowaniu już od pierwszych dni nowa osoba szybciej czuje się częścią zespołu.

Większe zaangażowanie – przemyślany proces i atrakcyjna forma treści budują pozytywne nastawienie i chęć do działania.

Wzrost efektywności – pracownik sprawniej adaptuje się do nowego środowiska, ponieważ platforma prowadzi go krok po kroku przez najważniejsze zagadnienia.

Wzmocnienie employer brandingu – profesjonalnie przygotowany onboarding robi wrażenie i wzmacnia wizerunek firmy jako nowoczesnego i troskliwego pracodawcy.

Oszczędność czasu dzięki raportom – gotowe zestawienia dotyczące np. realizacji programu, frekwencji na szkoleniach czy wskaźników ESG pozwalają błyskawicznie analizować postępy i reagować tam, gdzie to potrzebne.
Jedno uporządkowane miejsce z informacjami – pracownicy bardzo cenią sobie, że wszystkie ważne treści są dostępne w jednym miejscu i że cały proces ma spójny, intuicyjny przebieg.
Redukcja komunikacji mailowej – wcześniej wysyłano nawet 10 wiadomości z materiałami, dziś wystarczą 2 dobrze zaplanowane, co przekłada się na znaczną oszczędność czasu i mniejsze ryzyko chaosu informacyjnego.

Dobre praktyki

Doświadczenia firmy EPP pokazują, na co warto zwrócić szczególną uwagę, projektując własne działania onboardingowe.

Preonboarding jako przedłużenie procesu rekrutacji

Aby zapewnić płynne doświadczenie już przed pierwszym dniem pracy, EPP we współpracy z zespołem IT opracowało rozwiązanie umożliwiające nowym pracownikom logowanie się do platformy jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Kluczowym elementem było uzyskanie zgody na wykorzystanie danych kontaktowych – kandydat zaznacza ją już na etapie składania CV. Dzięki temu możliwe jest wcześniejsze zaproszenie do programu preonboardingowego i rozpoczęcie procesu wdrożenia jeszcze przed podpisaniem umowy.

Tym samym preonboarding staje się naturalnym przedłużeniem rekrutacji, a nowy pracownik zyskuje poczucie zaopiekowania i lepsze przygotowanie do startu w nowym miejscu.

Wzmocnienie roli platformy wśród nowych pracowników
Jednym z wyzwań, z jakim mierzy się zespół HR w EPP, jest zaangażowanie pracowników w korzystanie z HCM Decka już od pierwszych dni. Dlatego jeśli nowa osoba nie zalogowała się do systemu w pierwszym okresie onboardingu, HR inicjuje indywidualne spotkanie, podczas którego prezentuje platformę, jej funkcje oraz znaczenie w procesie wdrożenia. Takie podejście pomaga podkreślić rolę platformy jako głównego źródła informacji i wsparcia na starcie nowej drogi zawodowej.

Pomysły na przyszłość

EPP nieustannie rozwija swoje podejście do onboardingu i doświadczeń pracowników. Choć wdrożenie HCM Decka przyniosło już wiele korzyści, zespół aktywnie pracuje nad kolejnymi usprawnieniami i nowymi funkcjonalnościami, które jeszcze lepiej dopasują procesy do potrzeb organizacji i jej pracowników.

Oto niektóre plany na przyszłość:

Stworzenie osobnego formularza zgody – planowane jest przygotowanie formularza, w którym nowy pracownik wyrazi zgodę na wykorzystanie swoich danych w platformie, co zwiększy przejrzystość i zgodność z przepisami.

Rozszerzenie onboardingu o ścieżki specjalistyczne – EPP chce dodać dodatkowe ścieżki dla konkretnych działów zawierające specjalistyczne materiały i dokumentacje. Obecnie taka ścieżka istnieje tylko dla obszaru marketingu.

Odświeżenie i standaryzacja wizualna – planowane jest ujednolicenie materiałów pod względem graficznym, czyli jeszcze bardziej spójna kolorystyka, formaty i estetyka - ma to bardziej wzmocnić branding i czytelność treści.

Post-onboarding po 3 miesiącach – EPP planuje wprowadzenie etapu weryfikacji adaptacji pracownika po pierwszych trzech miesiącach z naciskiem na dopasowanie do kultury organizacyjnej, stylu pracy i komunikacji.

Wdrożenie modułów feedbacku i kompetencji – w planach jest rozbudowa platformy o funkcje rozwojowe, takie jak możliwość bieżącego zbierania informacji zwrotnej oraz zarządzanie kompetencjami.

Gamifikacja – pojawił się pomysł wprowadzenia elementów grywalizacji, takich jak konkursy czy wyzwania, które zwiększyłyby zaangażowanie pracowników.

Udoskonalenie powiadomień systemowych – zespół planuje upiększyć graficznie komunikaty wysyłane z platformy tak, aby były bardziej estetyczne i przyjazne dla użytkownika.

Przydatne linki

Dodawanie programów i ścieżek
Dodawanie plików
Dodawanie elearningów
Zadania
Pulse check
Ankiety
Wymiary grafik programu
Powiadomienie mailowe po ukończeniu całego programu
Tworzenie raportów

Szukaj

💡 Od preonboardingu do onboardingu – kompleksowe wdrożenie w firmie EPP

Wstęp

Od problemu do planu działania

Tworzenie doświadczenia wdrożeniowego od A do Z

Przygotowanie projektu

Zasilenie platformy wiedzą

Struktura programów wdrożeniowych

Film onboardingowy