2. Potrzeba sformalizowanie procesów HR-owych
3. Nowe narzędzie - nowe możliwości
4. Przygotowanie do upskillingu
5. Główne kroki upskillingu i ich etapy
6. Jakie role biorą udział w procesie?
Wstęp
CRIDO to szybko rosnąca firma doradcza wspierająca przedsiębiorców w obszarze podatków, prawa, transakcji i procesów biznesowych. Pomaga firmom rozwijać innowacyjną działalność, w tym pozyskiwać finansowanie ze środków publicznych i innych dostępnych źródeł. CRIDO szybko rośnie - jeszcze 5 lat temu zatrudniali około 180 osób, a w pod koniec 2023 roku na pokładzie jest już około 450 pracowników.
Potrzeba sformalizowania procesów HR-owych
Dla CRIDO od zawsze bardzo istotne jest dbanie o świadomość pracowników w zakresie ich możliwości rozwojowych. Jeszcze 5 lat temu wystarczającym narzędziem do tego były spotkania, w trakcie których dział HR przedstawiał dostępne ścieżki rozwoju i uświadamiał pracowników, co czeka ich wraz ze wzrostem kompetencji. Taka forma przestała być jednak wystarczająca i firma musiała sformalizować procesy HR-owe. Przyczyniły się do tego:
- Dynamiczny wzrost firmy - CRIDO chciało mieć pewność, że wszystkie informacje na pewno dotrą do każdego pracownika, a przy większej skali kontrola nad tym była trudna.
- Rosnąca świadomość pracowników - zatrudniane osoby chcą się rozwijać i potrzebują do tego narzędzi oraz jasnych wskazówek, co i jak mogą zrobić, aby zadbać o swoje kompetencje.
- Zakup HCM Decka - zachętą do zadbania o sformalizowanie procesów HR-owych był dostęp do platformy, w której można pokazać pracownikowi w przejrzysty sposób matrycę kompetencji, ścieżkę rozwoju, kolejne kroki oraz zbadać jego postępy.
Po sformalizowaniu procesów HR-owych CRIDO oczekiwało następujących efektów:
- Stworzenie bazy wiedzy o rozwoju, z której pracownik może korzystać od początku swojej drogi zawodowej w firmie. Miało to być miejsce, do którego każdy zawsze może wrócić i znaleźć wszystkie informacje związane z rozwojem (na którym poziomie się obecnie znajduje, co go dalej czeka, do kogo może się odezwać, z kim może porozmawiać).
- Ustrukturyzowanie informacji, aby pracownik nie był od początku zasypywany wiedzą, która na danym etapie nie jest mu zupełnie potrzebna. Celem było dawkowanie wytycznych tak, aby każdy dostawał tylko takie informacje, które na danym etapie są mu niezbędne.
Nowe narzędzie - nowe możliwości
Przygotowanie do upskillingu
Praca nad procesem
Dla CRIDO bardzo istotne było, żeby wprowadzone narzędzie odpowiadało jednocześnie na potrzeby biznesowe organizacji i oczekiwania pracowników i współpracowników, którzy będą z tego korzystać.
Przygotowanie procesu upskillingu w CRIDO składało się z kilku etapów :
- stworzenie grup roboczych złożonych z osób z różnych zespołów,
- stworzenie matrycy kompetencji,
- zebranie opinii pracowników,
- stworzenie matrycy zachowań do każdej z kompetencji,
- zebranie feedbacku od zarządu.
Testy nowego podejścia
Niezbędnym elementem przygotowania procesu upskillingu były jego testy w wybranych grupach pracowników. Dzięki otrzymanemu po nich feedbackowi CRIDO mogło wprowadzić poprawki w niektórych obszarach i otrzymać finalny produkt najwyższej jakości.
Główne kroki upskillingu i ich etapy
Onboarding
- Upskilling pracownika w CRIDO rozpoczyna się już na etapie onboardingu.
- W jednej ze ścieżek programu, onboardowany pracownik może znaleźć swoją matrycę kompetencji.
- Dzięki pierwszej styczności z rozwojem już na tak wczesnym etapie, pracownik od początku wie, jakie ma możliwości i czas na oswojenie się z tematami rozwojowymi.
- Na etapie onboardingu bardzo istotna jest też rola buddy’ego, który wspiera pracownika także w obszarze rozwoju.
Kluczowe narzędzia:
- Program onboardingowy, który nowy pracownik otrzymuje na start. Program ten prowadzi pracownika przez wszystkie elementy wdrożenia.
- Ścieżki w ramach programu grupują treści na mniejsze zakresy tematyczne, dzięki czemu cały onboarding staje się bardziej przystępny. Jedna z nich poświęcona jest podstawowym informacjom o możliwościach rozwojowych.
- Baza wiedzy, w której umieszczona jest matryca kompetencji wraz ze szczegółowymi opisami poszczególnych wymagań.
Opieka mentora
- Zadaniem mentora jest prowadzenie pracownika w rozwoju. Jego rolą jest pokazać swojemu mentee możliwości rozwojowe i nakierować go na odpowiednie tory.
- Mentor jest przygotowany do swojej roli, ale ma również szereg pomocniczych materiałów, np artykuły o tym jakimi tematami się zająć, jak rozmawiać z mentee, jak rozpocząć współpracę itd.
Kluczowe narzędzia:
- Baza wiedzy w której mentor znaleźć może szereg informacji w formie artykułów, które pomagają mu prowadzić rozmowy rozwojowe z mentee.
- Rola mentora w systemie zawiera odpowiedni zestaw uprawnień, które dają mentorowi podgląd postępów swojego mentee.
Samodzielna praca
- Na stronie głównej HCM Decka pracownik ma link do matrycy kompetencji, aby mógł w każdej chwili w łatwy sposób ją odnaleźć.
- Na początku każdej Akademii Doradcy uczestnicy dostają komplet informacji o tym, gdzie można znaleźć treści rozwojowe. Ma to wyrabiać nawyk samodzielnej pracy i szukania możliwości rozwojowych.
- Dział HR otrzymuje od pracowników pytania o informacje rozwojowe. Odpowiedzi na te najczęściej zadawane znajdują się w HCM Decku, więc zespół HR może przesyłać linki, tym samym przyzwyczajając ich do korzystania z platformy.
Kluczowe narzędzia:
- Kafelki strony głównej, na których podlinkowane są najistotniejsze informacje rozwojowe.
- Wyszukiwarka w bazie wiedzy, która pomaga pracownikom w znajdowaniu odpowiednich treści.
- Zapisy na szkolenia stacjonarne pozwalają pracownikom na wybór szkoleń, z których chcą skorzystać.
- Wnioski służą do składania próśb szkoleniowych, jeśli pracownik chce skorzystać ze szkolenia, którego nie ma w ofercie.
Akademie Doradcy
- Start nowej Akademii Doradcy oznacza pojawienie się nowej oferty szkoleniowej, z której pracownicy mogą skorzystać.
- Akademie Doradcy prowadzone są dla różnych zespołów merytyrocznych (podatkowych, prawnych itd.) na różnych poziomie stanowisk (juniorskim, seniorskim, managerskim).
- Wszystkie osoby zapisane do Akademii otrzymują informacje dotyczące planów na ich karierę oraz rozwój na najbliższy czas.
- Przy procesie ocen rocznych pracownik może pokazać, ile z tego planu udało mu się zrealizować.
Kluczowe narzędzia:
- Program edukacyjny w którym pracownik znaleźć może wszystkie elementy, które przeprowadzą go przez rozwój w danym obszarze.
- Różnorodne pliki, które pozwalają stworzyć treści w formie blended learning.
Rozmowy o postępach
- Rozmowy takie prowadzone są w połowie roku, czyli po +/- 6 miesiącach
- To moment w którym mentor razem z mentee przechodzą przez cały plan rozwoju i weryfikują, co udało się już zrealizować.
- Na takich rozmowach prowadzona jest też weryfikacja priorytetów, ponieważ te w trakcie roku mogły się zmienić. Plan rozwojowy może ulec wtedy zmianie, jeśli do takich wniosków dojdzie mentor wraz z mentee.
- Mentee ma wtedy szansę na zakomunikowanie mentorowi, w jakich obszarach potrzebuje pomocy.
- Rozmowa na koniec roku ma na celu weryfikację realizacji celów, które były wyznaczone mentee na początku roku.
Kluczowe narzędzia:
- Baza wiedzy, w której znajdują się materiały dotyczące feedbacku (rodzaje, jak udzielać, jak przyjmować itp.).
- Zadanie stworzenia planu rozwoju, które zostało zlecone mentee na początku roku i które jest aktywne do procesu ocen. W międzyczasie można dodawać w nim komentarze dotyczące np. zmian priorytetów, czy realizacji celów.
Ocena 360
- Ocena 360 dotyczy każdego pracownika i współpracownika CRIDO, który jest zatrudniony w firmie od kilku miesięcy i ma za sobą proces onboardingu.
- Proces ocen to ewaluacja wyników pracy za ostatni rok oraz poziomu kompetencji wymaganych na danym stanowisku.
- Jedną ze składowych tego procesu jest samoocena.
- W tym samym czasie mentor ocenia poziom kompetencji swojego mentee i jego postępy.
- Dla uzupełnienia perspektywy potrzebna jest również ocena od współpracowników. W CRIDO pracownik prosi o feedback 2-3 osoby, z którymi blisko pracuje.
Kluczowe narzędzia:
- Każdy pracownik ma przypisany swój profil kompetencyjny. To w nim zdefiniowane są wszystkie kompetencje pracownika oraz ich wymagane poziomy.
- Dzięki zdefiniowanym profilom kompetencyjnym, w ocenie zastosowana jest automatyczna ocena kompetencji.
- Ocena 360 pozwala zdobyć kompleksową informację na temat postępów danego pracownika, dzięki ocenie dostarczonej z różnych perspektyw.
Panele rozwojowe
- Panel rozwojowy jest momentem, w którym mentor przedstawia propozycję oceny rocznej mentee.
W trakcie tej rozmowy między mentorem a menadżerami ze wspólnych projektów oraz HR, zostaje również podjęta decyzja o potencjalnym awansie.
Kluczowe narzędzia:
- Raporty z oceny 360 pozwalają na analizę ocen danego pracownika.
- W załącznikach bazy wiedzy wszyscy uczestnicy paneli znaleźć mogą jasne instrukcje i wiedzą, czego mogą się spodziewać.
Jakie role biorą udział w procesie?
Administrator platformy:
- tworzenie i modyfikacja programów rozwojowych,
- dostosowywanie treści do priorytetów organizacji,
- dbałość o aktualność materiałów,
- aktualizacja kompetencji oraz profili kompetencyjnych i konfiguracja ocen rocznych.
Pracownik (mentee):
- odbiorcy treści,
- tworzy swój plan rozwoju,
- korzysta z matrycy kompetencji, oferty szkoleniowej, rozmów z mentorem,
- ma możliwość składania wniosków o szkolenia zewnętrzne.
Mentor:
- opiekun pracownika (mentee),
- ma specjalny program dla mentora, aby coraz lepiej móc rozumieć swoją rolę,
- ma możliwość brania udziału w licznych warsztatach offline np. jak czerpać wartość z feedbacku,
- pełni istotną rolę w ocenie 360.
Osoba odpowiedzialna za compliance:
- weryfikuje terminy i wyniki obowiązkowych testów i programów,
- ma możliwość zarządzania szkoleniami z obszaru compliance.
Osoba z zespołu knowledge:
- ma uprawnienia do zarządzania szkoleniami z obszaru knowledge,
- wprowadza szkolenia do systemu,
- odznacza obecności na szkoleniach,
- dba o aktualność szablonów certyfikatów, które pracownicy mogą pobrać po szkoleniach.
Efekty wprowadzenia zmian
Wnioski
W momencie powstawania tego Use Case’u, Crido nie mogło podzielić się wymiernymi wynikami procesu upskillingu, ponieważ było za wcześnie aby o tym mówić. Osiągnęli natomiast z pewnością cele, które przyświecały im od początku tworzenia platformy:
- Stworzona została baza, z której pracownik może w każdej chwili skorzystać, zweryfikować swój poziom, sprawdzić plan rozwojowy.
- Informacje są dawkowane pracownikom, dzięki czemu mają dostęp do tego, co na danym etapie jest dla nich istotne i nie są przeładowani treściami.
- Treści przypisywane są grupom pracowników - dzięki tej automatyzacji wszyscy mają dostęp do odpowiednich materiałów, a administratorzy nie muszą robić tego ręcznie.
CRIDO ma również cele długofalowe, które zamierza wdrażać:
- Ulepszanie istniejącego procesu w oparciu o trendy rynkowe.
- Bieżące odpowiadanie na potrzeby pracowników.
Dobre praktyki
Za sukcesem procesu upskillingu stoi niewątpliwie ogromne zaangażowanie zespołu w pracę nad tym procesem. CRIDO wskazuje kilka dobrych praktyk, które stosują w swoim podejściu do rozwoju pracowników:
- Transparentność - wszystkie procesy oraz materiały są konsultowane z pracownikami. Dzięki temu, że powstają one w oparciu o opinię użytkowników, ci chętniej korzystają z narzędzia. Rośnie tym samym efektywność procesu.
- Iterowanie procesu - z uwagi na ciągle zmieniające się otoczenie i rynek, proces należy zmieniać w odpowiedzi na pojawiające się oczekiwania.
- Dobra jakość materiałów - CRIDO dba o jakościowe i dopracowane materiały jak również o przeprowadzenie testów. Zanim mail, ocena czy nowy program zostają pokazane całej firmie, są one testowane na kontach administratorów. Dzięki temu łatwo wyłapać drobne rzeczy do poprawy, aby finalny produkt był jeszcze lepszej jakości.
- Zbudowanie przyzwyczajenia – pracownicy, którzy są przyzwyczajeni do HCM Decka chętniej i częściej z niego korzystają. CRIDO buduje przywiązanie, organizując w platformie akcje, do których jest konieczne wykorzystanie platformy np. obowiązkowe zapisy na szkolenie.
- Planowanie - pracownicy lubią wiedzieć, co ich czeka, dlatego CRIDO dba o kompletność wszystkich informacji. Gdy jakiś element ma się pojawić na platformie, lecz nie jest jeszcze w pełni gotowy, robione jest na niego miejsce i oznaczane jako “Coming Soon”.
- Promowanie procesu - przy ogromie obowiązków ciężko jest dbać o rozwój chociażby z powodu braku czasu. Pomóc w tym obszarze mogą kampanie promocyjne oraz mailingi, które będą kierowały uwagę pracowników na tematy rozwojowe.
- Indywidualne podejście - ta rada nie wszędzie będzie możliwa do zastosowania, ponieważ przy dużej skali ciężko będzie indywidualnie podchodzić do pracowników. W CRIDO jeszcze na ten moment jest to możliwe, więc zespół HR śledzi postępy pracowników na platformie, a gdy zauważy że ktoś odstaje od reszty (np. po 2 miesiącach ma 30% onboardingu, a powinien mieć 70%), odzywają się do danej osoby z pytaniem o przyczynę.
Rada od zespołu HCM Deck
Stworzenie kanałów do komunikowania się z pracownikami. Kanały mogłyby służyć do wymiany wiedzy. Również zespół HR mógłby wykorzystać je jako przestrzeń w której może umieszczać artykuły branżowe czy pigułki wiedzy, dbając tym samym o rozwój pracowników.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.